Når dataløsningen blir patologisk

For å redusere antall datasystemer har Helse Sør-Øst RHF bestemt å implementere et felles datasystem for samtlige laboratorier ved de offentlige sykehus i regionen (for både medisinsk biokjemi, mikrobiologi, genteknologi, patologi og transfusjonsmedisin).

DDet web baserte datasystemet LVMS fra Software Point vant anbudsrundene. Sykehuset Østfold ble valgt ut som pilotsykehus med oppstart for patologi i slutten av april 2015, et halvt år før innflytting i det nye sykehuset på Kalnes.

Vår påstand er at dette ikke har vært godt nok planlagt og utredet i forkant; faglige innspill er ikke tatt tilfølge. Patologi har fått et uferdig og lite brukervennlig datasystem som har ført til store restanser og derav betydelig lengre svartider. Fagmiljøet hadde tidligere et godt innarbeidet og fungerende datasystem.

Ingen har så langt klart å levere et datasystem med egnet brukergrensesnitt for så mange ulike laboratoriefag; LVMS er ennå ikke klar til bruk i transfusjonsmedisin. Oppdragsgiver visste at LVMS ikke var ferdigutviklet før piloten ble implementert. Adekvate risikoana­lyser ble ikke utført i forkant selv om vår seksjon hadde kapasitetsproblemer også forut for innføring av nytt data­system. Vi fikk ikke tilført til­- strekkelige ressurser til å gjennomføre denne ­piloten. Arbeidsgivers argument for rask innføring av nytt datasystem var at vi måtte ha en felles plattform når vi flyttet inn på nytt sykehus der vi skulle ha en stor lab-avdeling med felles prøve­mottak. Fakta er at LVMS er levert som to separate systemer, et for patologi og et for de øvrige laboratoriefagene. Det er ikke kommunikasjon mellom de to systemene, noe vi trenger.

«Oppstarten av systemet var katastrofal for patologi.
Det var store problemer med å få registrert inn prøvene og alle brukere fikk en mengde feilmeld-inger, ble kastet ut av systemet eller mistet data»

Oppstarten av systemet var kata­strofal for patologi. Det var store problemer med å få registrert inn prøvene og alle brukere fikk en mengde feil­meldinger, ble kastet ut av systemet eller mistet data. Dette vedvarte i flere måneder. Ansvaret for drift var dårlig definert og brukere fikk mangelfull opplæring og brukerstøtte. Prøvene hopet seg raskt opp i alle deler av virksomheten. Vi har på det meste hatt over 6000 vevsblokker som ikke er snittet i lab, 4000 vevsprøver som ikke er analysert av patolog og 3000 celleprøver som ikke er analysert av screener. Vi har brukt overtid og innleid vikarer på alle nivåer i virksomheten for å få ned restansene, men flaskehalsene oppstår. De varierer noe over tid, men rammer både lab, kontor og patologene. Etter hvert er systemet blitt mere stabilt og innregistreringsprosessen går bedre, men fortsatt tar mye av det vi gjør lengere tid enn tidligere. Selv etter 8 mnd drift har vi ca 30% nedgang i vår kapasitet. Verken patologer, bioingeniører eller kontorpersonell er fornøyd med arbeidssituasjonen slik den er nå. Brukervennligheten er for dårlig med kompliserte prosedyrer, unødvendige mange tastetrykk for å komme i mål og generell treghet i systemet. Dertil kommer stadige driftsstanser på deler eller hele systemet som ytterligere forlenger svartidene. Egnet statistikkprogram er ikke utviklet slik at vi ikke får overvåket produksjonen i alle ledd av virksomheten eller definert flaskehalsene i tide. I kommunikasjonen mellom LVMS og interne og eksterne datasystemer har det dukket opp store og små problemer som har vært både vanskelig og tidkrevende å løse. Mye tid brukes på å fordele løsningsansvar mellom partene. Mye tid går med til møtevirksomhet for å løse det vi ser som åpenbare og enkle problemer. Patologi har en lang liste over forhold som må utbedres dersom vi skal kunne jobbe effektivt. Våre avviksmeldinger «oversettes» og fortolkes i ledd etter ledd av personell som ikke har detaljkunnskap i vårt fagområde. Leverandøren har så langt ikke kunnet innfri særlig mye av dette, angivelig er kapasiteten for liten. Vi mener derfor at betydelige utbedringer må gjennomføres i samarbeid med fagmiljøet før LVMS kan innføres på flere sykehus i Helse Sør-Øst. Vår påstand er at IT systemer ikke må skiftes ut før vi får noe som er mere brukervennlig og effektivt enn det vi har. Denne prosessen har vært drevet av en visjon om at alt blir bedre hvis flere ulike fagmiljøer får et felles data­ system. Hva fagmiljøene selv mener er ikke vektlagt. Vi trenger et brukervennlig system slik at leger, bioingen­iører og merkantilt personell får gjort jobben sin mere effektivt. Vi trenger et egnet statistikkprogram som gjør at vi kan overvåke produksjonen på alle nivåer i virksomheten og oppdage flaskehalsene i tide. Samtlige patologi­­avdelinger i Norge sliter med å innfri kravene som stilles fra våre rekvirenter. Siste tiår har prøvemengden økt i takt med stigende insidens av kreftsykdommer fordi levealderen øker. Flere overlever sin kreftsykdom og nye screen­ingmetoder innføres. Nye diagnostiske metoder må valideres, vi har fått nye persontilpassete behandlingsmetoder og økt krav til bruk av spesialanalyser. Alt dette bidrar til økt behov for patologi- tjenester. Bioingeniører og patologer jobber stadig mere med hver enkelt prøve for å komme i mål med en diagnose før behandling kan iverksettes. Vi har fått pakkeforløp for kreft, krav til kortere svartider og flere og hyppigere tverrfaglige møter. Dette er bra, men konsekvensen har blitt lengre svartider på uprioritert diagnostikk fordi patologi­- laboratoriene ikke har fått tilført ekstra ressurser. Flere måneders svartid på uprioriterte prøver er uakseptabelt – her ligger det også mange kreftdiagnoser. Patologiavdelingene trenger ikke bare flere ansatte, men også effektiviseringstiltak, mere automatisering og jobb­glidning for å imøtekomme utfordring­ene fremover. I denne situasjonen er et ineffektivt datasystem det siste vi trenger.

Erfaringene fra Sykehuset Østfold viser hvor viktig det er å ta med fagmiljøet i planleggingsfasen når nye data­system skal innføres i sykehus. Vi opplever i altfor stor grad at risikoanalyser ikke utføres i forkant, at fagmiljøet ikke blir tatt tilstrekkelig med i prosessene og at ledere uten fagkompetanse tar beslutninger uten forankring i fag­miljøet. Patologi er en flaskehals i kreft- ­utredning og behandling – vi har ikke råd til å implementere nye datasystem som svekker effektiviteten vår. •

«Flere måneders svartid på uprioriterte prøver er uakseptabelt – her ligger det også mange kreftdiagnoser»