Utviklingsdirektøren om arbeidsplasser ved nytt Østfold-sykehus

Det å planlegge og bygge nye sykehus i Norge gjennomføres etter en standardisert mal hvor hele byggeprosessen er inndelt i ulike faser. Fra Idefasen for nytt østfoldsykehus til ferdig bygg desember 2014 har dette tatt 10 år.

Denne malen er nå til revisjon slik at hele prosessen skal gå raskere. Det er svært viktig for sykehusene som skal bygges at medarbeidere er med i prosessen fra starten av. Tidlig i planleggingen legges standarder og areal utfra estimert fremtidig behov. Dette gjelder så å si alle områder fra konsulta- sjonsrom på poliklinikkene, antall operasjonsstuer, arbeidsplasser til areal på pasientrom, lagere og kjøkken mm.

I den fasen hvor arealene til de forskjellige områdene gjennomgås og hvor funksjon og utstyr i rommene fastlegges er det avgjørende at med­arbeiderne er med. Legegruppen må delta i denne fasen og være med å finne gode løsninger innenfor de rammene som er lagt. Ikke minst går dette på viktigheten av nærhet mellom de forskjellige funksjoner, pasientforløpene og arbeidsprosessene. Her er det viktige at sykehuset har et omforent klart mål­- bilde og tatt klare konseptuelle valg.

Et av de viktigste elementene i ­bygging av nye sykehus er fleksbilitet i bygget. Vi vet at behov for sengeom­råder innenfor de forskjellige fagom­rådene endrer seg. Behovet for polikliniske konsultasjonsrom/behandlings- rom og rom til dagbehandling øker raskere enn det en har estimert. Erfar­inger fra sykehusbygging både i Norge og i andre land i Europa viser at drein­ingen fra døgnbehandling til dagbehandling og poliklinikk går rask­ere enn det en har forutsatt i planleggingsfasen. Derfor er fleksibilitet i bygget viktig slik at en kan konvertere rom til andre formål eller til annen pasientgruppe. Derfor er sengeområder og poliklinikker standardisert så mye som mulig. En annen trend som gjelder sykehusbygging er sambruk og utnyttelse av areal. På poliklinikkene i nytt østfoldsykehus er konseptet at ingen fagområder «eier» sine områder, men er innrettet slik at rom kan brukes på tvers av fagområder når dette er ledig. (Dette gjelder ikke spesialrom med fagspesifikt utstyr).

Et av de konseptuelle valgene vi gjorde i nytt østfoldsykehus,Kalnes, var blant annet å gå bort fra cellekontorer til arbeidsområder med variert antall plasser. Vi vet at mange av legenes arbeidsplasser stort sett står tomme største delen av dagen og at det er mulig at flere kan dele på arbeids­plassene. I nytt østfoldsykehus er arbeidsplasser differensiert etter behov. Det er derfor både cellekontorer og to mannskontorer til områder med maks 8-10 personer.

Fra rapporten; Forprosjekt nytt østfoldsykehus 15.11.2010 :

«Som hovedkonsept for kontorom­råder i nytt østfoldsykehus er det valgt åpne miljøer. I konseptet inngår det arbeidsplasser, stillerom og fellesfunksjoner som ivaretar tverrfaglig arbeidsfunksjonalitet»

Konseptuelle føringer for arbeidsområdene for legene var at overleger i størst mulig grad skal ha «faste» plasser, LIS leger deler arbeidsplass i samme arbeidsområde,- to LIS leger deler en plass. Alle leger får egne låsbare skap i sitt arbeidsområde. Ved fravær (fri, avspasering, kurs etc.) skal andre kollegaer kunne bruke plassen. I nærhet til legenes arbeidsområder er det møterom, stillerom og kopirom.

En av forutsetningen for valg av denne løsningen er at det er tilstrekkelig med arbeidsplasser ute i klinikken, dvs på sengeområdene, på poliklinikkene, operasjonsstuene og i akuttmottakene og på pasientrommene som er enerom. Både ibruktakelse av kjent teknologi (bærbar PC ,nettbrett, smarttelefon) samt andre arbeidsprosesser som å skrive notater selv, skrive eller diktere på pasientens rom gjør at en må tenke nytt på hvor de forskjellige arbeids­prosessene til legene gjøres. Vi gjennom- gikk alle skrevne notater og epikriser i september 2015 og registrerte at 65 % av notatene og 28 % av epikrisene ble skrevet selv utenom skrivetjenesten og at dette var en øking på henholdsvis 7% og 13 % fra året før. Videre er det etablert mange drop in PC plasser på fagbiblioteket der en en kan sitte uforstyrret ved en arbeids­stasjon og en kan få hjelp til for eks­empel artikkelsøk.

Teamarbeid rundt pasientbehandling og pasientens medvirkning og samtykke kombinert med bruk av ­mobil teknologi gjør at behovet for å trekke seg tilbake for diktering blir endret. Det skal selvsagt være mulighet for dette der det er nødvendig, men mye pasientrettet arbeid kan gjøres i de områdene pasientene er.

Møterommene som er av forskjellige størrelser er plassert forskjellige steder i bygget, men i hovedsak nær legenes arbeidsområder. De fleste møterom har også arbeidsstasjoner slik at de kan brukes til arbeidsplasser når de ikke benyttes til møter.

Det er alltid slik at ikke alt en planlegger i tidlige faser er den beste løsningen når sykehuset kommer i drift. Dette kan være på grunn av at nye arbeidsprosesser og ny teknologi er ukjent i starten, samt at planleggingen rett og slett ikke har vært god ok. Det er derfor viktig at legene er med i de fasene disse avgjørelsene tas og at en har klar forståelse for at det tar tid før alt fungerer som det skal, både det å bli kjent med nye rutiner, ny teknologi, nytt bygg og nye arbeidsprosesser. Det må allikevel være gode rutiner for hvordan ønske om endringer skal handteres og eventuelt iverksettes.

I alle sykehusbyggprosjekter er det tett oppfølging av økonomi og ikke sjeldent blir det i løpet av prosessen nødvendig med kutt for å holde seg innenfor tildelt ramme. Slik var det også for nytt østfoldsykehus. Da må en på nytt ta noen valg på hvilke områder som kan reduseres. Mye kan gå på byggetekniske arealer og kvaliteter samt som en på nytt må se på sambruk av areal. Et hovedprinsipp for nytt østfoldsykehus var at en reduksjon i kostnader ikke skulle gå utover pasient­- arealer. På den måten blir konseptuelle valg som «pasienten i fokus» og at «pasients behov skal være førende» en realitet. •