Annals of Internal Medicine

Putting Patients First by Reducing Administrative Tasks in Health Care:

A Position Paper of the American College of Physicians

This American College of Physicians (ACP) position paper, initiated and written by ACP’s Medical Practice and Quality Committee and approved by the Board of Regents on 21 January 2017, reports policy recommendations to address the issue of administrative tasks to mitigate or eliminate their adverse effects on physicians, their patients, and the health care system as a whole. The paper outlines a cohesive framework for analyzing administrative tasks through several lenses to better understand any given task that a clinician and his or her staff may be required to perform. In addition, a scoping literature review and environmental scan were done to assess the effects on physician time, practice and system cost, and patient care due to the increase in administrative tasks. The findings from the scoping review, in addition to the framework, provide the backbone of detailed policy recommendations from the ACP to external stakeholders (such as payers, governmental oversight organizations, and vendors) regarding how any given administrative requirement, regulation, or program should be assessed, then potentially revised or removed entirely.

doi:10.7326/M16-2697 For author affiliations, see end of text. Annals.org

Shari M. Erickson, MPH; Brooke Rockwern, MPH; Michelle Koltov, MPH; and Robert McLean, MD; for the Medical Practice and Quality Committee of the American College of Physicians

Det er et faktum at leger bruker stadig mer av sin tid til dokumentasjon, og dermed mindre tid til direkte pasientkontakt. Legeforeningens eget forskningsinstitutt har flere publikasjoner som viser utviklingen siden 90-tallet og man har estimert at nå er vanlig at mer enn 50% av arbeidstiden går med til administrative og dokumentariske oppgaver. Det ligger gode intensjoner bak det aller meste av nye oppgaver som pålegges legene – det hender også at nye verktøy forenkler oppgavene og bereder grunnen både for forskning og kvalitetssikringsarbeid; det kan ikke være negativt.

På den annen side er det en svært vanlig oppfatning blant kolleger at også mange uferdige og ugjennomtenkte nye oppgaver legges på våre skuldre og at «uferdig» er en passende betegnelse på mange nye løsninger på vel etablerte arbeidsmetoder. Arbeidsoppgaver kompliseres – det som før gikk unna i et slikt tempo at man kunne gå videre til andre ventende oppgaver, bremses nå effektivt opp og representerer således obstakler som man må finne nye løsninger på; hvordan rekke å gå en visitt før man går til operasjon? Med flere i avspasering blir samtidighetskonflikter ytterligere skjerpet av en vidløftiggjøring av ­arbeidsprosessene. Det er opp til oss å finne løsninger på det. Med tiden takler man så hindringene bedre – men da er det tid for nye «pro­sjekter». Det forundrer meg og andre at arbeidsgiver ikke virkelig vurderer om konsekvensene av alle prosjekter og endringer i arbeidsprosessene ­faktisk blokkerer for «core bussiness» – pasienthåndteringen?.

Det er klart at vi lever i særlig dynam­iske tider og vi ser annerledes på mye; hva ble ikke gjort av store kirurgiske prosedyrer med beskjedne skriftlige spor? Pasienten sto svakt – fordi legen som i utgangspunkt også naturlig «hadde rett», ikke behøvde å beskrive hva som faktisk var gjort. Nå er dette motsatt – det som ikke er skrev­et – er ikke gjort. Denne type merarbeid er kanskje det minst problematiske.

Det er da verre at man ikke holder hodet kaldt lenge nok til at man får gjort grundige nok vurderinger av hva man velger å innføre og kvaliteten på de systemene man satser på. Hvorfor ikke gå for det mest moderne som finnes – og kjøper det av store leverandører som kan bedrive produktutvikling. Det man går for, vil uansett være gammelt når det implementeres. Det som er gammelt når det kjøpes vil være utdatert når det kommer i bruk. Pasientadministrative systemer, elektroniske journaler og medikament­forordningssystemer må jo snakke sammen på det tidspunkt man tar det i bruk? Systemene som innføres er preg­et av at det ikke er brukerne som har designet det. Ting tar bare mer tid.

De fleste kolleger behersker ikke «Touch» – det må jo være et dårlig regnestykke. Visitten kan ikke lenger gås av legen alene – han må ha tilgjengelig «Superbruker» som forstår nytalen i systemet: «Du må klikke på «Ingen tidsbegrensning» for at ordinasjonen skal bli stående når du skriver Proepanutin 40 mg (FNE)* 1 gang dgl ved anfall – skjønner du – ellers blir den borte»!
Arild Egge

Det vi forundres over er at Sentral ledelse når de fatter beslutninger om nye systemer – og sentrale myndigheter når de krever mer dokumentasjon i form av nye rapporteringssystemer ikke synes å avveie om dette stjeler tid fra noe annet i virksomheten? Når Legeforeningens longitudinelle studier viser at tiden som rapporteres brukt til «papirarbeid» overstiger tiden legen bruker på pasienter! Man skulle tro det var en brannfakkel. I stedet organiserer man den nye e-journalen slik at det først og fremst gjør det mulig for legen selv å overta flere sekretæroppgaver. De fleste kolleger behersker ikke «touch» – det må jo være et dårlig regnestykke i hvert fall? Visitten kan ikke lenger gås av legen alene – han må ha tilgjengelig «Superbruker» som forstår nytalen i systemet: «Du må klikke på «Ingen tidsbegrensning» for at ordinasjonen skal bli stående når du skriver Proepanutin 40 mg (FNE)* 1 gang dgl ved anfall – skjønner du – ellers blir den borte»!

Vi som blir anklaget for bare å være endringsuvillige og negative har den oppfatningen at det må være et snev av sannhet i vår obsternasige protest. Vi nekter å tro at vi er alene om oppfatningen.

Da er det kjærkomment å finne en offisiell uttalelse fra en større organisasjon av internister i USA – American College of Physicians (ACP) – som nok uttrykker den samme frustrasjonen på en mer grundig måte enn jeg her har ventilert.

Dette dokumentet skal være et rammeverk for analyse av alle mulige administrative systemer og oppgaver som finnes og pålegges med bakgrunn i overskriftene Kilder, Hensikt, Effekt og Løsninger. Disse er etablerte kategorier med bakgrunn i en litteraturgjennomgang (30 publikasjoner). Målet er å revidere eller kvitte seg med alt som ikke «Setter pasienten først»:

Excessive administrative tasks have serious adverse consequences for physicians and their patients. Stakeholders must work together to address the administrative burdens that prevent physicians from putting their patients first.

Dokumentet er på 22 sider og finnes lett på lenken nedenfor. Det holder lenge å lese de første 3 sidene, men Appendix inneholder premissene for de 7 public policy statements and recommendations som er artikkelens kvintessens.