Temasider Elektronisk pasientsjournal:

Mer positive til Epic i utlandet

De utenlandske erfaringene med Epic ser ut til å være at den første tiden etter implementering er tung, men etterhvert gir systemet mange fordeler. En forutsetning for at det blir vellykket er at IT-rådgivere og klinikere samarbeider om å utvikle systemet.

Av Caroline M. Svendsen

På Cambridge universitetssykehus er erfaringene med Epic gode, forteller chief medical information officer og nyrespesialist Dr. Afzal Chaudhry. Tittelen er i seg selv et ­eksempel på de nye stillingene som blir til i krysningen mellom IT- og helse, og sørger for at medisinsk personell er tungt involvert i hvordan Epic skal kunne fungere best mulig for legene og andre helsearbeidere.

Chaudhry leder et team med 55 mennesker internt på sykehuset som jobber med konfigureringen av Epic, 20 prosjektledere og et driftsteam. Det kompliserte tekniske arbeidet er outsourcet.

Først ut

Cambridge var det første sykehuset i England til å ta i bruk Epic i 2014. På Cambridge University Hospital er det rundt 1200 senger, og 750 sykehusleger. I alt jobber det på sykehuset rundt 10.500 offentlige ansatte helsepersonell, og mellom 2000 og 3000 ansatte tilknyttet universitetet i Cambridge. Sykehuset behandler årlig 70.000 ­inneliggende pasienter i tillegg til blant annet et stort antall dagpasienter og pasienter som trenger øyeblikkelig hjelp.

Da Epic ble implementert i 2014 gikk de fleste legene fra å bruke en papirjournal til å skulle bruke Epics digitale journalsystem.

– Det stemmer at det var en del ­problemer med implementering av systemet i starten, men det skyldes vel så mye at sykehuset ikke hadde full oversikt over sine interne arbeids­ganger og hvilke type tjenester som faktisk ble levert. Den forståelsen var ikke like god som den kunne ha vært, sier Chaudhry. Han anslår at innkjør­ingsproblemene med systemet varte i cirka et halvt til et år etter oppstart. Siden da har det vært en stor grad av tilfredshet med Epic blant legene, og Cambridge University Hospital er nå det mest digitaliserte sykehuset i hele landet, sier en stolt Chaudhry på ­telefon til Overlegen.

Må forstå teknologi

Chaudhry forteller at det er viktig at den medisinske staben forstår tekno­logi og de kliniske aspektene ved systemet.

– Da får man de største gevinstene, sier han.

Chaudhry ønsker at det skal bli flere IT-stillinger i det offentlige helsevesenet NHS, slik at det blir flere medisinsk personell som forstår IT.

Han går så langt som å hevde at ­bruken av Epic har resultert i mye bedre pasientsikkerhet ved sykehuset og en 30-40 prosent reduksjon i dødsrate siden systemet ble implementert.

Også pasientene setter veldig pris på det digitale systemet, og kan logge seg inn på sitt eget område via et systemet som heter MyChart. Der kan de blant annet se sine egne journalopplysninger.

– Vi ser fra tilbakemeldingene at pasientene setter pris på at det nå ikke spiller så mye rolle hvilken lege de møter, så lenge vedkommende lege har adgang til pasientens journal, sier han.

Det pågår nå også et pilotprosjekt der 4000 britiske fastleger i området har knyttet seg til Epic slik at systemet er tilgjengelig både i første og andre linjetjenesten, ifølge Chaudhry.

Mer helhetlig

Afzal Chaudhry mener heller ikke at det vil bety noe avbrekk i karrieren for leger i spesialisering som velger å bruke litt tid på å sette seg inn i IT i forbind­else med systemet.

– Tilbakemeldingene vi får fra assistentlegene som har satt seg inn i systemet er at det har gitt dem en bedre og mer helhetlig utdanning, sier Chaudhry.

– Faktisk jobber vi nå for at kjennskap til kliniske informasjonssystemer skal bli en del av legeutdanningen her i England, sier han.

Chaudhry er ikke i tvil om at Epic-systemet har vært vellykket for Cambridge University Hospital.

– Det er noen vanskeligheter i begynnelsen, men i det lange løp kan det bli veldig positivt, avslutter han.

Et annet sted i England, på National Hospital for Neurology & Neurosurgery i London er erfaringene med bruken av Epic så langt litt blandet, men systemet oppleves som svært stabilt med lite nedetid. Ifølge Dr Ellen Merete Hagen som er spesialist i nevrologi ved sykehuset i London er det foreløpig inntrykket at det varierer veldig om legene er fornøyde med Epic, avhengig av hvem du snakker med.

På National Hospital for Neurology & Neurosurgery, avdeling Queen Square, der Hagen jobber, tar de i mot pasienter fra hele Storbritannia som trenger spesialisert behandling.

– Vi har ikke akutte pasienter og jobber annerledes enn andre avdelinger, og kanskje er det slik at systemet nød­vendigvis ikke fungerer så bra for ­nevrologer, sier hun.

Selv sammenligner hun Epic-plattformen med en blomkål der stammen er alle deler i systemet og modulene er blomkålkvistene.

– Men disse to delene av blomkålen snakker ikke direkte sammen, sier hun. Hagen forklarer videre at Epic i motsetning til mange andre slike IT-plattformer er modulbasert.

Ulike erfaringer

Legene ved sykehuset i London har svært ulike erfaringer med bruken av Epic.

– Inntrykket er for noen av spesialitetene fungerer det greit, mens for andre fungerer dette dårlig, forteller hun til Overlegen. Det er Ellen Merete Hagen som er leder for implementer­ingen av Epic ved Queen Square. Hun påpeker at sykehuset først tok i bruk Epic i slutten av mars i år og skal ­omfatte 13500 medarbeidere på 13 ulike lokaler.

– Egentlig er det for tidlig å uttale seg for vi er fortsatt i «go-live» modus og har ikke kommet over på «business as usual», sier hun, og minner om at som leder av implementeringen er det ­hennes jobb å fikse det som ikke går bra med systemet. Samtidig under­streker Hagen at det er mange av ­spesialistene og sykepleiere ved sykehuset som setter stor pris på systemet.

Hagen påpeker at noen av legene og sykepleierne gikk fra papir og rett til en elektronisk journal da Epic ble ­implementert.

– For dem var jo dette ganske massive endringer. Mange var også vant til kun å bruke elektroniske journalsystemer for polikliniske pasienter. Med Epic har vi gått fra 196 kliniske programmer til i overkant av 50, sier hun. Dermed har Epic gjort jobbhverdagen lettere for mange.

Annen måte å jobbe på

Hagen forklarer at inntrykket hennes er at Epic fra grunnen av er ment å være et regnskapssystem til bruk i USA, og at det er en annen måte å ­jobbe på der.

– I Europa jobber legene mer likt, og der ser det ut til at Epic sliter med å tilpasse seg et europeisk marked, sier hun. Selv om Epic er lagt opp til at det skal kunne tilpasses den enkelte avdel­ings eller sykehusets bruk, mener ­Hagen at det ikke uten videre er mulig å endre ting i systemets struktur.

I likhet med de danske legene som Epic har snakket med tidligere trekker også Hagen frem at det er vanskelig å håndtere dagpasienter i systemet, ­siden denne kategorien ikke finnes i USA.

I mer positiv retning trekker Hagen frem at systemet ser ut til å være svært stabilt.

– Det har vært ingen nedetid med Epic, avslutter Ellen Merete Hagen.

Nederland positiv

I Nederland er erfaringene med Epic positive, ifølge Robert Stegwee, strategisk helsekonsulent i konsulentfirmaet CGI i Nederland. Han er lege og ekspert på medisinske helseplattformer og har fulgt implementeringen av Epic i ­Nederland på nært hold. I tillegg er han en kjent forsker på elektronisk pasientjournal. Stegwee understreker samtidig at han ikke har noen kommersielle interesser i Epic, og har ­heller ikke vært direkte involvert i noen av implementeringene.

Epic har vært i funksjon siden 2012 ved de fleste store sykehusene. Den første implementeringen kom i drift i 2008 på et lite sykehus, så fulgte ­Radboud universitetssykehus i 2012. Siden det fikk Epic åtte nye kunder i Nederland, inkludert to store universitetssykehus. I dag finnes Epic på cirka 10-15 sykehus i landet. Alle sykehusene har kjøpt hele Epic-pakken.

– Det har vært en læringskurve fra starten av, men nå som vi holder på med den andre re-designrunden av systemet begynner mye å falle på plass, sier han.

Stegwee legger ikke skjul på at ­nøkkelen til suksess ligger i samarbeid mellom klinikere og IT-eksperter, men det overordnede ansvaret for systemet må ligge hos sjefslegen.

– For at dette skal bli vellykket må klinikerne og IT-ekspertene designe systemet sammen, leggger Stegwee til. Han mener at det nå er en erkjennelse hos flere av aktørene som implementerte Epic opprinnelig at det var for IT-drevet. Han understreker at årsaken til at Epic-implementeringen i stor grad nå har lykkes, og at legene kan knytte mye nyttig informasjon sammen, er at legene selv har vært veldig delaktige i prosessen.

Egne stillinger

Alle sykehusene der Epic er implementert har ansatt egne medisinske informasjonsrådgivere som har ansvar for å holde systemet ved like for sitt område. De jobber gjerne to til tre dager i uken med tekniske problemstillinger og jobber klinisk resten av tiden. Disse stillingene besettes både av leger og sykepleiere og er spesielt attraktive, forteller Stegwee.

– Slik har vi fått nye stillinger og en ny karrierevei og det er også nasjonale nettverk for de som jobber i disse ­stillingene, forteller han. På grunn av denne organiseringen mener Stegwee at det ikke nødvendigvis betyr at det er et unyttig avbrekk i en leges spesialisering hvis de velger å bruke litt tid på å jobbe med implementeringen av Epic. Dette er en av ankepunktene til de danske legene som har uttalt seg om Epic. Han mener heller ikke at det medfører problemer at mye av det tilgjengelige materialet som skal legges inn i systemet er på engelsk.

– Den konseptuelle modellen er lik uavhengig av hvor du bruker systemet, forteller han.

Lite produksjonstap

Ifølge Stegwee opplevde de kun noe produksjonstap på sykehusene helt i starten av implementeringen.

– Nå som det har vært en drift en stund er vi «back on track», sier han. Stegwee forteller at også pasientene er positive til systemet, og de kan også i stor grad legge inn sine egne helsedata i systemet.

– Vi ser at pasientene bruker portalen, sier han.

Stegwee advarer til slutt mot at legene ikke er nok involvert i implementer­ingsprosessen.

– Kostnadene av en dårlig implementering er mye høyere enn å ansette sykepleiere og leger slik at det designes riktig. De må samarbeide om det, avslutter han.

Best mulig arbeidsverktøy

Her hjemme sier Kjartan Olafsson, leder for IT-utvalget i Legeforeningen, at foreningen er opptatt av at klinikere skal få best mulig arbeidsverktøy som støtter dem i hverdagen og i deres ­pasientmøter.

– I lys av målbildet til en innbygger en journal er det flott å få testet ut en felles løsning for 1 og 2 linje av helsetjenesten. Vi trenger erfaringer, ­forteller han.

– Her tror jeg det vil være viktig å få med nok kommuner og legekontor slik at vi får erfare hva gevinstene er. Vi tror jo på en bedre samhandling, sier Kjartan Olafsson.

Han påpeker at det viktigste er at klinikerne får et godt arbeidsverktøy som ikke stjeler unødvendig tid.

Epic ser variasjoner i ulike land

Overlegen tok kontakt med Epics hovedkontor med spørsmål om implementeringen av Epic i ulike land og fikk følgende svar fra kommunuikasjonssjef i Epic Megan Roe:

Har dere opplevd uventede utfordringer når dere har implementert Epic i Europa sammenlignet med USA? Hvis ja, hva da?

– Det finnes overraskelser i hvert eneste komplekst og meningsfylt prosjekt ­uansett hvor du er i verden. Noen ganger, både i USA og i utlandet, opplever vi uventede utfordringer som går på mangel på datastandarder og formater.

Er du klar over at forskjellige europeiske land har ulike opplevelser med Epic, og i så fall hvorfor?

– Vi ser variasjoner i ulike land og organisasjoner. En utfordring har vært ­kompleksiteten i å jobbe med nasjonale ­medisindatabaser som ikke har standard­iserte dataformater. Å installere systemet i et område som allerede er etablert er nesten alltid lettere, fordi det da har vært så mange vellykkede installasjoner som kan fungere som eksempler. Vi må også være oppmerksomme på ting som organisasjonens styringsmodell. Er beslutningsmodellen på plass og effektiv? Er teamene på begge sider i stand til å lage milepæler og datoer? Det er veldig viktig å sørge for at programvaren fungerer bra med hensyn til arbeidsflyt og ansatte.

Hva blir gjort for å håndtere problemer som kan oppstå med systemet?

– Vi har sendt programmerere ut for å stå ved siden av brukerne og lære dem hvilke endringer som kan gjøres for å få en bedre arbeidsflyt.

Arbeider dere med norske helsemyndigheter før implementering?

– Vi har hatt noen innledende samtaler med helsemyndighetene og vil fortsette dem videre.