Temasider Elektronisk pasientsjournal:

Ønsker god implementering

Helseplattformen skal være i bruk i hele Helse Midt fra 2022. Epic er leverandør av IT-løsningene i plattformen. Målet i Norge er å unngå en del av de problemene som implementeringen har ført til i andre land.

Helseplattformen skal innføre en ny felles pasientjournal ved sykehus og kommuner i hele Midt-Norge. Den kan sammenlignes med danske Sundhedsplatformen og de andre digitale pasientjournalene som brukes i andre land i Europa. ­Siden det er en del land som nå har brukt en felles pasientjournal levert av Epic i flere år kan Helse Midt lære av erfaringene, både det som fungerer og det som ikke gjør det.

– Vi har en grundig og god kontakt med Epic og har gått i gjennom 4100 krav utarbeidet av helsepersonell i Midt-Norge til hva som må med i plattformen. Disse kravene har blitt svart ut punkt for punkt, forteller Per Olav Østbyhaug, assisterende fagdirektør ved St. Olavs Hospital. Han har i tillegg hovedansvaret for innføringen av Helse­- plattformen på St Olavs hospital. Østbyhaug avholdt i begynnelsen av mai et allmøte på St Olavs hospital der legene kunne stille spørsmål om Helseplattformen og der også andre aktører som Legeforeningen deltok. Overlegen var også tilstede på møtet. Han forteller at Epic har vært og jobbet sammen med dem om den norske løsningen noen uker i løpet av året og de vil være ­permanent tilstede i Trondheim fra august.

«Akkurat nå jobber vi med å få på plass en samarbeidsavtale mellom helseforetakene, og kommunene. Det vil ha mye å si for hvordan oppgavene skal løses fremover» Marte Walstad

Hele pakken

Noen av legene på allmøtet var engstelige for det som hadde skjedd under implementeringen av Epic i Danmark. Nesten tre år etter innføringen på syke­- husene der er det fortsatt problemer som legene opplever som svært frustr­erende.

Per Olav Østbyhaug opplyser at Midt-Norge har kjøpt eller har opsjon på hele Epic-pakken. Det har de ikke gjort i Danmark.

Lindy Jarosch-von Schweder, konserntillitsvalgt ved Helse Midt-Norge trekker
frem innovasjonsaspektet ved Epic som positivt. Foto Caroline M. Svendsen

Assisterende fagdirektør Per Olav Østbyhaug var en av hovedinnlederne på allmøte på
St Olavs hospital i begynnelsen av mai. Han har hovedansvaret for innføringen av
Helseplattformen på St. Olavs Hospital. Foto: Caroline M. Svendsen

Kommuneoverlege Marte Walstad i Trondheim mener innføringen av Helseplattformen
i Region Midt vil styrke pasientsikkerheten. Foto: Caroline M. Svendsen

– Epic har nå tatt opp i sitt oppdaterte system mye av de tingene som Danmark strevde med. Dessuten er vi ekstremt tett på Epic og utviklingen som skjer her. Vi har fått masse gode tips om hva vi bør og ikke bør gjøre i forbindelse med implementeringen, sier han.

Østbtyhaug understreker allikevel at man ikke kan regne med at implementeringen av Helseplattformen vil gå helt smertefritt i Helse Midt.

– Vi skal ha optimalisering av løsningen med en gang noe skjer, og vil ha fullt fokus på å rette eventuelle feil og endre feilene så raskt som mulig etter at Helse­- plattformen går på luften, sier Østbyhaug. Han forteller også at systemet skal testes kontinuerlig fra nå og til det implementeres slik at så mange feil som mulig kan rettes underveis. De IT-ansvarlige for plattformen skal også sitte i nærheten slik at det blir lettere for IT-personell og leger å samarbeide. Det legges vekt på at det er avgjørende at klinikerne og IT-personell samar­beider for å få en best mulig løsning.

Østbyhaug viser til at Epic kommer med forslag til grunnleggende oppsett og at prosedyrer og forløp innarbeides i såkalte «forordningspakker.»

– Her er det meningen at fagmiljøet skal delta aktivt for å tilpasse dem, sier han.

Data til besvær

I Norge er man også klar over at det å legge inn data kan ta mye tid for legene og her vil det ikke være det samme fokuset på data som det tidvis har vært i Danmark.

– Dataene skal samles inn på det laveste effektive nivået, og pasienten selv skal ha muligheten til å legge inn sin egen data selv, sier Østbyhaug og forteller at de vil ha nøye kontroll på hvem som gjør hva i systemet slik at legene ikke får flere oppgaver. Men med nytt system følger nye arbeids­prosesser. Det er likevel en stor mengde data som skal registreres i systemet.

Dette punktet er noe som bekymrer Lindy Jarosch-von Schweder, konsern­- tillitsvalgt ved Helse Midt-Norge RHF.

– Problemet er at dersom det ikke er dialog rundt hvilke data som er nødvendig å registrere, kan nytt system føre til økt arbeidsbelastningen på grunn av dobbelt og trippelregistrering. Dette har vært mye av grunnlaget for kritikken i Danmark, sier hun.

Ifølge Per Olav Østbyhaug skal det komme mange nye stillinger i Helseplattformen som blant skal være i ­krysningspunktet mellom medisin og IT. En del av disse stillingene er utlyst for tiden. Samtidig kan det være en utfordring at det er få legesekretærer igjen på norske sykehus. De har blant annet flere legesekretærer i Danmark og det har vært til god hjelp for å gjøre en del rutineoppgaver.

– Det at antall legesekretærer har gradvis blitt redusert er en stor bekymring. Det er viktig at legene ikke blir sine egne sekretærer og at ved at de får et bedre verktøy kan bruke mer tid til direkte pasientrettet arbeid, enn det som er tilfelle i dag, sier Jarosch-von Schweder til Overlegen. Hun understreker samtidig at leger og annet ­helsepersonell ikke er uvant med ­omstillinger i arbeidet.

– Leger er veldig endringsvillige. All helsepersonell er vant til å være i kontinuerlig endring. Legene er i utgangspunktet en gruppe som er lærevillige og fleksible med å tilegne seg ny kunnskap, men ved innføring av store datasystem kan det være bra hvis de har en sunn dose skepsis til et slikt system, sier Jarosch-von Schweder. Hun ­konkretiserer dette med at eventuelle endringer legene og annet helse­personell måtte ha til det som foreslås underveis i utviklingen av systemet, må bli tatt seriøst.

– Tilbakemeldinger er ikke nød­vendigvis motstand mot endring, legger hun til.

Blir frikjøpt

Lindy Jarosch-von Schweder er også bekymret for den overordnede økonomien når systemet skal implementeres.

– Jeg er bekymret for at det er avsatt for lite økonomi til innføringen i langtidsbudsjettene, og minner om at det er viktig å avsette tilstrekkelig tid til opplæring av systemet, sier Lindy Jarosch-von Schweder. Hun påpeker at det kan være forskjell på de store og små kommunene som skal innføre Helseplattformen. I det forestående arbeidet knyttet til standardisering er det nødvendig å tilpasse dette arbeidet til ­lokale forhold, mener hun.

Per Olav Østbyhaug sier på sin side at de har fått bevilget de pengene de trenger for å få satt opp løsningen ordentlig. Han viser til at langtids­budsjettet for Helse Midt først ­behandles i styret i mai.

– Men jeg tror at hvis vi lykkes i å treffe med hva vi trenger videre og det stemmer med realitetene blir det nok penger, sier han.

Det legges dessuten opp til at leger og annet helsepersonell skal kunne frikjøpes for å arbeide med Helseplattformen.

– Helsepersonell blir delvis eller helt frikjøpt fra sine stillinger en periode og det er svært positivt at det legges til rette for å lyse ut hele vikariater til tross for at frikjøpet ikke er det, sier Jarosch-von Schweder. Hun trekker også frem innovasjonsaspektet ved Helseplattformen.

– Et annet område som er av betydning er å skape en arena for innovasjon. Vi trenger å involvere flere klinikere og pasienter i dette arbeidet. Helseplattformen vil være en gylden sjanse til blant annet å skape nye applikasjoner, sier Lindy Jarosch-von Schweder.

Flere beslutningsnivå

Marte Walstad er kommuneoverlege og skal arbeide som faglig leder for Trondheim kommune i Helseplatt­formen. Fageksperter fra hvert fag­område/tjenesteområde skal være med på å bestemme hva som skal inn i Helseplattformen. Dette ligner litt på måten de har organisert dette på i Danmark.

Beslutningsstrukturen består av fire nivå og på det nederste nivået, nivå 4, vil de fleste beslutninger om arbeidsflyt og klinisk innhold bli tatt.

– Vi regner med at 90-95 prosent av beslutninger om innhold kan tas på dette nivået, sier Walstad. I de sakene der det er uenighet vil de bli sendt til nivå tre som er beslutningsteam for helseforetakene, kommunene, fast­leger, data og teknologi.

– Hvis problemstillinger berører flere linjeorganisasjoner og fagekspertene ikke kan bli enige, vil den bli behandlet på nivå 2 som vil være en felles beslutningsgruppe der alle aktørene er ­representert, sier hun.

Skulle det fortsatt være vanskelig å komme til enighet kan saken sendes til nivå 1 der øverste linjeledelse vil være representert.

– Akkurat nå jobber vi med å få på plass en samarbeidsavtale mellom helseforetakene, og kommunene. Det vil ha mye å si for hvordan oppgavene skal løses fremover, sier hun.

Walstad mener at noe av det som er bra med Helseplattformen er at løsningen er satt opp etter ønsker fra det helsepersonellet som skal bruke løsningen.

Mer informasjon

Der Marte Walstad mener de fortsatt har en vei å gå er når det gjelder å få ut korrekt informasjon til de som skal bruke systemet. Dette ble også luftet som en frustrasjon av helsepersonellet som var tilstede på allmøte på St. Olavs.

– Jeg mener vi har kommet lenger når det gjelder informasjonsarbeidet i Trondheim kommune, sier Walstad.

Hun opplyser at alle kommunene i Midt-Norge i tillegg til Bindal har inngått opsjonsavtale om å være med på Helseplattformen. Men til syvende og sist er det opp til kommunestyrene i hver av kommunene om de ønsker å bli med, forteller hun.

Når det gjelder spørsmålet om inn­føringen av Helseplattformen innebærer en særlig risiko slik noen av de som deltok på allmøte var redde for, svarer Marte Walstad slik til Over­legen:

– Det er en betydelig risiko med å fortsette med de systemene vi har idag. Med Helseplattformen kan alle arbeide i samme plattform og få oppdatert informasjon samtidig. Det vil styrke pasientsikkerheten.