Avdelingsleder Marianne From i Sundhedsplatformen i København
innrømmer at de nok undervurderte motstanden blant legene når
IT-plattformen skulle implementeres. Foto: Kitta Lawton

Temasider Elektronisk pasientsjournal:

Undervurderte motstanden

Marianne From i Sundhedsplatformen medgir at de kanskje undervurderte motstanden blant legene da Epic-plattformen ble implementert. For å forstå bedre hvordan systemet faktisk blir driftet og planene fremover, tok Overlegen turen til København og Sundhedsplatformens lokaler i Region Hovedstaden. Det er formelt Center for IT, Medico og telefoni (CMT) som har ansvaret for Sundhedsplatformen og Marianne From er avdelingsleder for selve Sundhedsplatformen her.

– Jeg tror vi har undervurdert motstanden. Jeg hadde egentlig ikke sett at de ikke ville bli glade for det. Bare det at man fikk noe som var velfungerende teknisk. Det synes jeg var et stort skritt fremover fra der vi kom, sier hun til Overlegen.

– Vår utfordring var, at der var mange feil særlig i starten, så klinikerne mistet tilliten til Sundhedsplatformen, for­klarer Marianne From.

Hun påpeker at selv om det er en del leger sånn som de Overlegen har snakket med i Roskilde som er ganske kritiske til systemet, er det andre sykehus i Danmark som har mer positive erfaringer med Epic. Også i utlandet er det en del som er fornøyde. Bruken av Epic er derfor sammensatt og kommer i stor grad an på lokale erfaringer og forutsetninger.

Marianne From er likevel enig i at systemet kan være komplisert å sette seg inn i og krever en del teknisk kunnskap, og en interesse for IT, av de som bruker det.

– Jeg vil også anbefale at man bruker de menneskene som har en interesse for det her, at det ikke blir en sur plikt. Men jeg synes det er mange allikevel, ute på avdelingene, som blir opptatt av dette arbeidsredskapet De har også skullet investere mye i å forstå hva man kan, sier hun.

Mye erfaring

Selv leder hun avdelingen Sundhedsplatformen pasient i CMT, med ansvaret for hele pasientforløpet i plattformen, men også «Min Sunheds­platform» altså kommunikasjonen med pasienten. Det innebærer også ansvaret for der man nasjonalt samarbeider med pasienten altså patient-reported outcome og den slags ting. Også hele samarbeidet ut mot kommune og fødeavdelingene og så videre er hennes ansvar. Marianne From er utdannet sykepleier med over 20 års erfaring og jobbet med implementeringen av IT-systemer på Rigshospitalet før hun ble ansatt som del-programleder i implementeringsprosjektet for Sundhedsplatformen i 2014. Hun vet derfor en del om implementering av IT-prosjekter i sykehus.

– Jeg har vært med fra starten av. Og da vi hadde kjøpt Sundhedsplatformen, da kjøper man, og det vil man også gjøre i Norge, både funksjonalitet, men man kjøper i virkeligheten også Epics implementeringsprinsipp, sier hun og fortsetter:

– De har et veldig sterkt implementer­- ingskonsept. Det var egentlig en av grunnene til at man valgte Epic i ­Danmark. Det var fordi ikke bare får man funksjonaliteten, men man får også en metodikk til å implementere.

«Vi har kunnet se i ettertid at når vi rekrutterer inn nå og ser etter teknisk kompetanse og kjennskap til helsevesenet – at de blir sertifiserte raskere» Marianne From

Inspirerende brukermedvirkning

Hun syns det var veldig inspirerende at de hadde et meget stort fokus på bruker­- medvirkning i den faglige prosessen.

– Man kan si at Epic kommer med en ramme, med funksjonalitet og så putter man faktisk det faglige innholdet nedi den selv. Epic utvikler rammen og så har man en lokal organisasjon som lærer å bygge innholdet.

Fra starten av ble alle menneskene som skulle konfigurere systemet rekruttert. Det dreide seg om cirka 400 mennesker og de kom fra sykehus, og kvalitetsavdelinger. Cirka 100 av dem kom fra IT-organisasjoner. Nå som de er over i implementeringsfasen jobber det 180 totalt i den sentrale delen av Sundhedsplatformen i København.

Teknisk kompetanse

Med implementeringserfaringene friskt i minne har hun følgende råd til hvordan rekrutteringen av teknisk nøkkelkompetanse kan skje i Norge:

– Jeg tenker i hvert fall at hvis jeg skulle gi i Norge et råd så vil jeg si at det skal være noen kliniske kompetanser og det skal også være en del teknisk kompetanse. Så man skal finne en balanse i mellom. Jeg tenker at vi kanskje fikk litt for mange fra sykehusene i forhold til at vi godt kunne brukt flere med teknisk kompetanse, konstaterer hun. Marianne From minner om at det er cirka 25 applikasjonsspråk med Epic.

– Epic er i virkeligheten mange forskjellige systemer som bare er integrert i samme brukergrensesnitt. Så derfor blir man utdannet i en applikasjon, typisk når man skal konfigurere i Epic, forklarer From. Hun forteller at det tok det første halve året å få bygget organisasjonen opp, og gi folk opplær­ing internt.

– Vi har kunnet se i ettertid at når vi rekrutterer inn nå og ser etter teknisk kompetanse og kjennskap til helsevesenet – at de blir sertifiserte raskere, konstaterer hun.

Hun mener man også burde rekrutt­ere folk med mye energi, en viss porsjon stahet, noen som kan snakke med klinikerne, noen som forstår det kliniske. – Det er en stor kompetanse å finne, sier hun.

Eksperthjelp

Neste steg i prosessen var at man ­rekrutterte fageksperter som på eng­elsk heter «subject matter experts»

From opplyser at i Danmark har hvert spesialområde et helsefaglig råd som er ansvarlig for «best practice,» det vil si kontrollerer at man følger veiledninger, skriver veiledninger for spesialområdet, og de følger de nasjonale reglene på spesialitetens vegne. De blir bedt om å utpeke faglige eks­perter til Sundhedsplatformen innenfor hvert spesialområde. Hvis den ledende faglig ekspert ikke ville ta en beslutning så kunne man eskalere det opp.

-Men faktisk ble man enige med de faglige ekspertene om langt over 95 prosent. Man kunne gått få truffet beslutningene om de tingene, sier hun.

Men det som ble vanskelig siden var å få alle disse beslutningene implementert på de 20 ulike sykehusene i Danmark.

Hun forklarer videre: – Man kan si at de faglige ekspertene traff beslutninger på 20 sykehus sine vegne om hvordan det skulle se ut i Sundhedsplatformen. Det medførte i virkeligheten at nesten alle steder man var ville man møte forandringer i ­forhold til det man var vant til. – Det som så skjedde når vi møtte virkeligheten var at det allikevel var vanskeligere å implementere enn man hadde forutsett fordi jeg tror at de beslutningene som var truffet på det faglige området ble det satt spørsmålstegn ved det når systemet skulle brukes i virkeligheten, sier hun.

Marianne From påpeker også at hvis man bestilte en standardpakke i systemet var man nødt til som lege i virkeligheten å vite hvilke tilpasninger som skulle til på det lokale sykehuset for å få det til å fungere.

– Også gikk litt av ideen med den standardiseringen på tvers, fløyten, sier hun.

Må tilpasses lokalt

Hun mener de i starten heller ikke hadde nok fokus nok på at det er ­mulighet i Epic å lage en masse gode tilpasninger, men at det kunne ta tid å tilpasse dem lokalt, og at løsningene ikke alltid ble så bra på tvers av alle områdene.

– Så det skal være tid både å få bygget standardverktøyene, men det skal også være mulighet for at man lokalt får sett på hvordan skal vi så skal bruke disse standardverktøyene her hos oss, og hvilke tilpasninger skal vi lage til dem, sier hun.

En annen ting som var mer krevende enn forutsatt var at så mange ulike systemer skulle skiftes ut på en gang med Epic.

– Det er en veldig stor forandring. Den er man også nødt til å fortelle mye om på forhånd, fordi det er noen ting i Epic som er smarte, men som krever at man gjør noe for noen andre enn seg selv. For eksempel hvis man kommer fra operasjonssalen og skal videre på oppvåkningen så skal den på operasjonssalen utføre noen administrative prosedyrer i Epic til glede for dem på oppvåkningen, forklarer hun

– Man skal tenke veldig pasientsentrert i virkeligheten, mindre på sin egen lille del av oppgaven, legger From til.

Vanskelig å kommunisere

Hun mener det var vanskelig å kommunisere alle forandringene i arbeidsmåtene som fulgte med implementer­ingen av systemet.

– Det vil jeg bare oppfordre til, at man prøver å forstå hva som endres. For ellers er det slik at man står midt i virkeligheten med syke pasienter og skal finne ut av hva man skal gjøre for å få pasienten videre i systemet. Det skaper mye frustrasjon og usikkerhet hos den enkelte kliniker, forteller ­Marianne From.

Hun anbefaler også å ha noen nøkkel­- personer på hver avdeling som kan ha ansvaret for systemet lokalt og følge opp forandringer. From legger heller ikke skjul på at det kan bety økte kostnader lokalt.

– Så tror jeg også, og det jeg i hvertfall ser på noen avdelinger som har tatt disse investeringene, så får de det også igjen. Da får man noen ting fra systemet som høyner kvaliteten på avdelingen, sier Marianne From.

Ifølge Marianne From bør det også være en del superbrukere i organisasjonen.

-Epic har det som heter kliniske byggere som er noen som kan bygge innhold som arbeider, og det er typisk leger på sykehusene, som selv kan bygge for eksempel ordinasjonssett og standardpakker.

Det er også en veldig god investering, forklarer hun.

From forteller at filosofien til Epic er at man skal være minimum halv tid i klinikken og arbeide. Man skal være brukere av systemet men man skal også kunne utvikle det.

– Det har vi hatt mye glede av fordi de menneskene blir veldig flinke til å utvikle systemet og i virkeligheten se mulighetene underveis, sier hun.

From er klar over at noen leger ­mener at det vil gå ut over deres videre karriere hvis de bruker noen måneder på å jobbe med Epic fulltid. – Det er riktig at spesialistutdannelsen ikke helt gir muligheten for det i ­Danmark. Det har typisk vært over­leger vi har hatt i de jobbene der og de har selvfølgelig mye annet å gjøre. Vi har også sykepleiere som er kliniske byggere og arbeider sammen med ­legene på avdelingen, påpeker hun.

Vil komme data

Når det gjelder datagenerering i systemet er hun åpen på at det vil ta tid før det kommer mye data. Ønsket om å putte data inn i Epic har til tider frustrert legene som skal gjøre den jobben.

– Man kan si at det som også var vanskelig var at man kanskje forventet at alle utdataene var til rådighet med en gang. Men man er nødt til å investere i å få data inn i systemet først og få data inn på den riktige måten, forklarer hun.

Et eksempel er at hvis legen fortsetter å lage alle sine notater ustrukturert, så kan man ikke bruke det til strukturerte data etterpå. Legen er nødt til å arbeide med en strukturert journalform. Det er også nytt for legene, forteller hun og legger til:

– Det tror jeg også vi hadde undervurdert, hvor stor omveltningen var for legene å gå fra å skrive og tenke i et langt notat til å skrive en mer skjemaformet journal sånn at man kan trekke data ut.

Marianne From minner om at det nå ser ut til at vi kan få data ut som man kan begynne å bruke. – Og det er jo fantastisk, sier hun.

Talegjenkjenning

Marianne From viser til at de nå skal rulle ut talegjenninginsystemet, men mener at ikke alle legene er like ivrige etter å ha det. Noen av legene mener at fokuset på datainnsamling har stått i veien for talegjennkjenning. Marianne From mener at legene ser dette litt ulikt.

– Noen leger vil gjerne ha det, andre vil ikke. Det er veldig forskjellig tror jeg, sier hun.

From forteller også at det også er mulig med andre funksjonaliteter i plattformen for eksempel video­konsultasjon.

– Det er mange muligheter for at pasienten for eksempel selv kan ta blodtrykk og blodsukker hjemme og sende inn til sykehuset.

– Den type funksjonalitet tenker jeg at Norge kunne ha glede av.

Ser notater raskt

From påpeker at man politisk hadde et ønske dels at legene skulle dokumentere strukturert, men det var også et stort ønske om at pasientene skulle kunne se sine journalnotater umiddelbart, og det åpner Sundhedsplatformen i stor grad for.

-Det er faktisk sånn med Sundhedsplatformen at når, og det har jeg hørt pasienter si, når de går ned til buss­holdeplassen så kan de i «Min Sundhedsplatform» lese hva legen har ­skrevet. Det synes de er en stor fordel når de skal hjem å fortelle hva som har skjedd på sykehuset, sier From og omtaler dette som et kvalitetsløft for brukerne.

Marianne From innrømmer at det har vært en utfordring med produktivitetstap på den enkelte avdeling eller sykehus i forbindelse med innføringen av systemet.

– Det tror jeg kanskje også man skal være veldig eksplisitt om at den første gangen et sånt nytt system møter virke­ligheten så skal man være for­beredt på at det vil oppstå feil. Uansett nesten hvor mye man har testet det, og selv om man har hatt klinikk-involvering så er det fortsatt et veldig teoretisk rom man befinner seg i, når man tenker på det, sier hun. From råder til at man har god tid fra det første sykehuset blir koplet på systemet og avsetter ressurser til å få justert systemet og rettet feil ved behov. – Det koster noe på overtidskontoen, og det er noen steder der man fortsatt kjemper litt spesielt i ambulatoriene med at en lege kan se det samme antallet pasientene. Også er det andre steder der man kan se flere pasienter. Det er noe man arb ider med og det handler mye om å få organisert seg riktig, forklarer From.

Start med et sykehus

Hun syns det er vanskelig å si om det er en god strategi at hele regionen fra fastlegene til sykehusene etter planen skal implementere Epic samtidig i Helse Midt.

– Men man kunne kanskje også ta et enkelt sykehus først, sier hun.

From forteller videre at Epics filosofi er at man starter med det mest kompliserte først for da får man løst problem­ene fra toppen.

– Det tror jeg det er noe riktig i men det er veldig hardt for de menneskene som passer de veldig syke pasientene hvis det er mange utfordringer. Det er en balanse, men men skal ihvertfall sørge for at det er noe kapasitet til å få rettet feilene at det kan godt ta litt tid. Det skal være god kapasitet, sier hun.

Samtidig minner From om at selve overgangsfasen fra gammelt til nytt system må planlegges godt. From ­mener likevel at sett fra et pasient­perspektiv er det eneste riktige i ­virkeligheten at man kan følge pasientforløpet hele veien. Hun viser til at de i Danmark har gjort et enkelt forsøk med Københavns kommune, for noen kreftpasienter der hjemmesykepleien har kunnet se pasientens journal på sykehuset.

– Det var de veldig glade for så det arbeider vi i virkeligheten litt på om vi kan få utbygget, forteller hun.

Veien videre

I Sundhedsplatformen diskuterer man nå hvordan man skal organisere driften fremover. From tror det vil være veldig viktig å få sykehusene engasjerte i den daglige driften av Sundhedsplatformen.

– Hele den kliniske behandlingen er jo avhengig av at Sundhedsplattformen fungerer. Du bestiller en operasjon, du bestiller de redskapene du skal bruke til operasjonen. Alt er jo i Sundhedsplatformen. Hvis det bare er små endringer eller to avdelinger som slår seg sammen så skal det jo konfigureres. Man er nødt til å ha et nært samarbeid med sykehusene. Og det kan man organisere på forskjellige måter, forklarer hun.

– Vi arbeider med litt hvordan vi gjør det, konstaterer hun. – Samtidig krever det også at du har en organisasjon med mennesker som er veldig flinke til det de gjør, legger From til.

Hun påpeker at det er noen som skal vedlikeholde og utvikle kompetansen som trengs til å jobbe med Epic.

– Da er man nesten nødt til å ha i en sentral organisasjon , sier hun.

From forteller videre at de akkurat nå fokuserer på å få optimert medisinområdene slik at alle de ulike områdene «snakker sammen.»

-Epic har ikke helt passet inn på den måten som man arbeider med medisin i Danmark. Og det har vi prøvd å endre så der jobbes det mye fremdeles på optimeringen, sier hun.

På spørsmål om Epic har vært en suksess i Danmark svarer From slik:

-Jeg tenker hvis jeg skulle gå helt tilbake til mitt utgangspunkt så hadde vi en meget stor brennende plattform, altså vi skulle ha nye systemer. Det har vi jo fått. Jeg synes samtidig det har vært en teknisk suksess fordi vi har kommet over på en stor integrert plattform. 44000 bruker det. Omfanget er veldig stort. Epic har jo skalert opp, og når vi har tekniske utfordringer kan noen alltid hjelpe oss. Det er en stor, solid leverandør, og vi har ikke hatt stor nedetid.

Hun peker også på soliditeten i systemet.

-Den soliditeten er god og også det der med å komme opp på et system som hele tiden blir utviklet og at det er mulighet for å utvikle ting på det. Det synes jeg også er en kjempefordel. Rent teknisk synes jeg det er en suksess. Rent klinisk da tenker jeg at vi er på vei, det er gode takter, men det har også vært mye motstand, hvilket jeg godt kan forstå, siden legene har skullet endre mye og investere mye tid i å bruke Sundhedsplatformen på en ­meningsfull måte klinisk. Det skal man forberede sig på, avslutter Marianne From.

FMK -Fælles Medicinkort

I Danmark har de et landsdekkende digitalt system som gir borgerne adgang til opplysninger om sine resepter og vaksinasjoner. Danskene kan gå inn å skrive sitt person-nummer så kan de se hvilken -medisiner de tar. Formålet er å hindre feilmedisinering. Det har vært rapportert manglende integrasjon mellom FMK og Sundhedsplattformen.
Kilde: Sundhedsdatastyrelsen

I Danmark er Epic grunnlaget for den IT-plattformen som i Danmark heter Sundhedsplatformen, tilsvarende Helseplattformen som planlegges i Helse Midt. Det amerikanske selskapet Epic leverer programvaren for medisinske tjenester og er en stor leverandør i USA. Meningen er at alle medisinske avdelinger på sykehus skal kunne knyttes sammen innenfor samme system, og at diagnoser og behandlinger skal ligge i såkalte behandlingspakker eller ordinasjons­pakker som er tilgjengelig for helsepersonell med få klikk. Slik kan avdelinger som behandler de samme pasient­gruppene på ulike sykehus lettere få tilgang til det samme materialet om behandlingsformer og best practice. Alle ­behandlinger, operasjoner og nødvendige blodprøver skal kunne bestilles i den samme plattformen. Systemet skal også gjøre det mulig for pasienten og kunne få sine journalnotater i sanntid, og ha større oversikt over den planlagte ­behandlingen. Pasientens journal skal også kunne sendes til den behandlende legen rett fra sykehuset.

Den danske Riksrevisjonen avga i juni 2018 en meget kritisk rapport om innføringen av Epic i Danmark

I rapporten fremheves det at Region Hovedstaden tok Sundhedsplatformen i bruk:

  • Selv om systemet var uferdig og hadde med feil og mangler.
  • Uten tilstrekkelig testing.
  • Uten tilstrekkelig utdannelse av brukerne.
  • Med mangelfull planlegging av hvordan systemet skulle tas i bruk.
  • Med for optimistiske forventninger til, hvor lenge sykehusene ville oppleve et fall i aktiviteten. Regionen forventet en aktivitetsnedgang i 3 uker, men der var – 1½ år etter systemet ble tatt i bruk – fortsatt aktivitetsnedgang på flere sykehus.
  • Med alt for optimistiske forventninger til gevinster ved systemet.
  •  Uten å bruke tilgjengelig kunnskap fra utlandet og konsulentfirmaer i ­vurderinger av businesscase, gevinstrealisering, aktivitetsnedgang osv

De danske statsrevisorene bemerker, dessuten at fallet i sykehusenes aktivitet har været vesentlig over det som var forventet og at de forutsatte gevinstene enda ikke har kunnet realiseres. Disse punktene stemmer med mange av de ankepunktene legene som Overlegen har snakket med. Kilde: Rigsrevisionen – Beretning om Sundhedsplatformen