Talegjenkjenning og taleatkjenning, suksess eller fiasko?

I den lokale prosjektgruppen ble leger involvert, i tillegg var Lege­- foreningen representert ved foretaks­tillitsvalgt for Of. En stor andel av legene ved sykehuset bruker nynorsk i diktering, denne gruppen var aktive motstandere av innføring av talegjenkjenning som kun var mulig for bok- målsbrukere. Dette endte med at man igangsatte et sentralt prosjekt der man skulle se på mulighetene for å utvikle programmet for nynorskbrukere.

Uroen la seg etter dette, og man kunne komme i gang med prosjektarbeidet. 3 av legene som brukte nynorsk sa seg villige til å være med i pilotforsøket, dette ga nyttig kunnskap om funksjon­ene i programmet. Totalt var 19 leger med i pilotprosjektet.

Innføring av talegjenkjenning hadde som målsetting å:

• Øke kvaliteten i pasientoppfølging ved å forbedre kvaliteten på dokumentasjon som legene produserer ved godkjenning av doku­menter rett etter diktering, og en forbedret arbeidsprosess med færre arbeidstrinn i håndteringen av et dokument.
• Effektivisere pasientoppfølging ved at dokumentasjonen raskt blir tilgjengelig for relevant personale.
• Redusere ressursbehov ved å redusere mengden av skrivearbeid etter diktat.

Kvalitative effektmål:

• Redusere utsendingstiden på epi­kriser. I Helse Førde var målet en økning fra 75% til 85% innen 7 dager. Man antok at kravene til epikrisetiden i fremtiden ville bli enda strengere fra myndighetene.
• Redusere skrivekø og liggetid for polikliniske notat.
• Oppdaterte journaler ved å unngå etterslep på skrivarbeid.
• Kvaliteten på journalteksten kunne forbedres ved gjenbruk av dokumentasjon fra standardiserte prosedyrer o.l. (standardtekster), samt at legen gjorde ferdig journ­alen mens ­pasientkonsultasjonen var friskt i minne.
• Dokumentasjonen sendes med når pasienten skrives ut fra sykehuset. Gir god samhandling.
• Bedre diktering – kortere og mer presise notat. Vil kunne gi gevinster på både mottaker- og avsender-siden.

Kvantitative effektmål:

• Reduksjon av antall årsverk i skrivetjenesten. Erfaringer fra andre sykehus viste til reduksjon i antallet årsverk ved merkantil tjeneste. Det ble i Helse Førde anslått at en sekretær bruker 25% av tiden på skrivetjeneste. Målet var en reduksjon på 15 prosentpoeng som ville gi en estimert årlig besparelse på ca. 6,5 mill kr.
• For å nå målet over om 10% andel skrivetjeneste i merkantil tjeneste, måtte 60% av all tekst som tidligere var produsert av skrivetjenesten, produseres ved talegjenkjenning.
• Talegjenkjenning skulle innføres uten at den totale dokumentasjonstiden for legen økte. En antok at legen ved bruk av talegjenkjenning ville bruke lenger tid i selve dikter- ingssituasjonen, men legen måtte da ikke i ettertid ta opp igjen doku­mentet for korrekturlesning og godkjenning. Ved talegjenkjenning ville alle operasjoner utføres der og da, og dokumentet ville bli godkjent med en gang.

Prosjektgruppen gjennomgikk viktige suksessfaktorer for at innføringen skulle bli vellykket. Man var enige om at det måtte avsettes ekstra tid for legene i innføringsperioden, dvs reduksjon i antall polikliniske pasienter. Det måtte avsettes tilstrekkelig tid til kurs for alle deltagerne. Såkalte superbrukere måtte være tilgjengelige for legene, slik at man fikk rask hjelp ved problemer i oppstarten. Det var og viktig at man fikk en veldefinert arbeidsflyt for dokumentene, som og sikret at doku- mentene nådde rett mottager, på tross av at sikringsfunksjonen som sekretær­ene hadde hatt ble borte.

Gruppen fant og at fra tidligere erfaring ved andre sykehus var det viktig at ordboksfunksjonen ved avdelin­gen ble ivaretatt på en god måte av sekretær i samarbeid med en kliniker. I forkant av innføringen var det gjennomført kursing av alle legene ved sjukehuset i føring av prosedyrer, diagnosekoder og takster. Legene førte dette tidligere på et papirark til sekretær, som ble erstattet ved å skrive dette direkte inn i pasientjournalsystemet. Det var mye motstand mot innføringen av dette, men for de fleste legene viste det seg at tiden man ikke forbrukte lenger tid enn ved manuell føring. Det var en stor fordel at dette var gjennomført i forkant av talegjenkjenning. Om man samtidig innførte disse 2 rutinene ville det ha ført til en økt negativitet, og man ville ha opplevd ulempene som uforholdsmessig store i forbindelse med innføringen.

Evalueringen av innføringen identifiserte de viktigste suksessfaktorene. Man identifiserte også forbedrings­potensiale i forbindelse med videre innføring av systemet ved sykehuset, og andre sykehus i Helse Vest.

Tilbakemelding fra legene:

Tilbakemelding fra pilotlegene var todelt. De som benyttet bokmål var positive til talegjenkjenning, og uttrykte ønske om å fortsette med verktøyet. De som benyttet seg av nynorsk var mer avventende, og mente at de brukte en del ekstra tid på grunn av språket.

Redusert ressursbehov:

I piloten var omfanget for lite til å se de økonomiske besparingene. Ut fra målinger i prosjektet. Antok man med konservative mål at 60% av dokument­ene kan produseres med talegjenkjenning.

I perioden 12. februar til 17. mars 2010 var det totalt produsert 2223 dokumenter av de 19 pilotlegene. Av dette ble 52 dokumenter skrevet av skrivetjenesten. Det var ønskelig at dokumentasjonstiden til legene ikke skulle gå opp etter innføring av talegjenkjenning. Første tilbakemeldingene fra legene tilsa at de brukte noe ekstra tid rundt dokumentasjon. Det var potensiale for at tidsbruken ville gå ytterligere ned ved fortsatt bruk etter pilotperioden.

Bedre kvalitet i ­pasientoppfølgingen

I tilbakemelding fra pilotlegene var oppdatert journal og at dokumentet ble laget umiddelbart trukket frem som de viktigste gevinstene.

At dokumentene ble ferdiglaget, og var tilgjengelig i journalen umiddelbart, så legene som en klar kvalitativ gevinst. Her var dokumentasjonen tilgjengelig ved vaktskifte, om pasienten ble ­overført til andre avdelinger og ved oppfølging.

Første målinger viste at tiden fra et dokument blir produsert til det blir godkjent har gått ned ved pilot­avdelingen. For polikliniske notater er 226 av 326 godkjent på utskrivingsdato i perioden 1.-14. mars 2010 mot 44 av 377 i perioden 1.-14. mars 2009

Antallet epikriser som oppfyller målet om 7 dagers utsendingsfrist har gått fra 69% til 89%. For epikriser ­skrevet på innlagt pasient er 67 av 149 godkjent på utskrivingsdato i perioden 1.-14. mars 2010 mot 6 av 176 i ­perioden 1.-14. mars 2009.

Avsatt tid til innføring og kurs

I Førde ble legene møtt på deres ønske om ekstra tid, og dette ble avklart med avdelingen. Det viste seg i praksis vanskelig å kunne gi mye ekstra tid. Pasienter kommer inn uansett, og belastningen på avdelingen ble for mange stort sett den samme. Dette ga et ekstra press ved oppstart av talegjenkjenningen. Tilbake­melding fra arbeidsgruppen lokalt anbefaler å bruke vikarer for å kunne avlaste legene på avdelingen under kurs og første oppstartsperiode. Legene ga tilbakemelding om at tale- gjenkjenning virket bedre på noen dokumenttyper enn andre. For standardiserte prosedyrer og inn-­komstjournaler opplevde legene en tydelig gevinst i både kvalitet og tidsbruk, mens for andre dokumenter var gevinstene hovedsakelig kvalitative. Det kom klare tilbakemeldinger på at det å slippe å lytte til ikke skrevne diktater på poliklinikk og vakttid ga klare tidsgevinster.

I oppstartsfasen var det avtalt at legene skulle få litt ekstra tid til dokumentasjon for å kunne lære seg nye dokumentasjonsteknikk. Det var her ­redusert poliklinikk. Tilbakemeld­ingene fra legene er imidlertid at det ble travelt under oppstartsukene. Selv om det var redusert poliklinikk ble det ikke en reel reduksjon i arbeidsmengden. Dette skyldes hovedsakelig at antall inneliggende pasienter og ­pasienter for oppfølging ikke kunne reduseres. Bruk av vikarer kan her vurderes for å gi bedre tid til opp­gavene under innføring.

Ble vi fornøyd?

En stor andel av legene uttrykte at de var fornøyde med talegjenkjenning. De har fortsatt med den videre ­bruken, resten av sykehuset fikk senere innført talegjenkjenning, og en undersøker nå andelen som har tatt dette i bruk.

Det er fortsatt slik at legegruppen er delt i forhold til talegjenkjenning, de som bruker det aktivt er meget fornøyd og ser gevinstene i det daglige arbeidet. Noen få har fått opplæring og har prøvet systemet ut, men er allikevel negative til systemet. Nynorskbrukerne har etterlyst nynorskversjonen.

De av brukerne som har utnyttet muligheten for standardtekster, spesielt i prosedyrefag opplever en stor tidsbesparelse. Det er allikevel viktig å sikre seg at nyansene i notatene blir bevart, det vil si at deler av teksten, men ikke hele teksten er innlagt som standard. En sikrer dette ved å legge inn åpne felter som må dikteres på alle notatene.

Utgangspunktet var en negativ lege- gruppe, som på bakgrunn av kjennskap til innføring på andre sykehus var fulle av skepsis. Pilotering bidro til positivitet, og til at man ved innføring på resterende avdelinger visste mer om hva som måtte på plass i forbind­else med innføringen.

En utfordring er at talegjenkjenning bruker noe mer av tiden i ”indre- fileten” av arbeidstiden, mens ­gevinsten kommer i den mindre ­produktive delen av arbeidsdagen. I pilotavdelingen var allikevel antallet polikliniske pasienter behandlet på samme nivå før og etter pilot­perioden.

Sett i lys av at mange av endringene som innføres ofte påfører legene økte oppgaver i den mest ”pasient­intensive” delen av arbeidsdagen, er det viktig å holde et fokus på at man i nedskjæring av støttetjenester bruker noe av ­gevinsten til flere legestillinger. På denne måten vil man kunne oppnå ytterligere gevinst for pasientene, og en bedre arbeidsdag for legene.

Talegjenkjenning er ikke en stor tidstyv uten positive gevinster for legene og pasientene. Klok innføring, med tilstrekkelig avsatt tid, vil kunne gi fornøyde brukere, med gevinst i en ­oppdatert journal, god samhandling og noe innsparinger i økonomien.

Hva med nynorskbrukerne?

Et nasjonalt prosjekt er startet og sentralsjukehuset i Førde skal om kort tid være pilotsjukehus for inn­føring i nynorsk taleatkjenning. Medlemmene av medisinsk mållag er glad for dette. Dette viser at legene sin aktive holdning til språk gir resultater, og at vi som pressgruppe er sterke!