– hva skjer når utbetalingene er feil?

Utgangspunktet er at arbeidsgiver har plikt til å utbetale riktig lønn. En arbeidstaker må som hovedregel kunne forutsette at lønnsberegninger og utbetalinger er riktige. Likevel kreves det at arbeidstakere kjenner grunnlaget for sin lønn og foretar en viss undersøkelse og kontroll av de utbetalingene som gjøres. Lønnsmottakere får ved hver lønnsutbetaling en skriftlig oversikt over utbetalingen. Det forutsettes at lønnsmottakeren går gjennom denne (i det følgende omtalt som lønnslipp).

Læren om «condictio indebiti»

Ved feilutbetalinger av lønn, må tilbakesøkingskravet vurderes etter den ulovfest­ede læren om «condictio indebiti». Hvorvidt arbeidsgiver kan kreve tilbakesøking, beror på en konkret helhetsvurdering. I en høyesterettsdom inntatt i Rt-1985-290 er utgangspunktet for vurderingen formulert som at det er et grunnleggende trekk i læren om condictio indebiti at hvert tilfelle skal vurderes konkret og under hensyn til rimelighet».

To motstående hensyn må avveies ved vurdering av tilbakesøkningskrav etter condictio indebiti. Oppgjørshen­synet taler for at en betaling som har funnet sted bør betraktes som endelig og at mottakeren bør kunne innrette seg etter dette, mens korreksjonshen­synet tilsier at feil bør rettes. Retts­praksis gir anvisning på at en rekke momenter som inngår i denne vurderingen – som til sist blir en helhetsvurdering av hva som vil være en rimelig løsning i den konkrete saken. I det følgende gis en kort redegjørelse for de relevante momentene, deretter vil aktsomhetskravet bli ut­dypet.

Aktsomhetskravet – skyldgraden

Dersom arbeidstaker skjønte eller burde skjønt at utbetalingen(e) var feil, er dette et moment av vesentlig betydning i arbeidstakers disfavør og det er normalt liten grunn til at oppgjørs­hensynet skal slå igjennom. Har det derimot vært vanskelig for arbeids­taker å oppdage feilen, vil dette være et moment i arbeidstakers favør

Partenes profesjonalitet

Partenes profesjonalitet er også et kjent moment ved interesseavveininger. Det kan ofte forventes at den profesjonelle parten (her arbeidsgiver) opp­dager feilen, og denne kan derfor fremstå som mer uaktsom enn den ikke-profesjonelle parten (her legen). I tillegg kan det vektlegges at det er den profesjonelle parten som foretar beregningene. Det er et selvstendig moment at det gjennomgående vil være en rimeligere løsning at feilen går ut over den profesjonelle parten, enn at det går ut over privatpersoner.

Tidsmomentet

Tidsmomentet kan spille inn, både med tanke på perioden fra feilen skjer til den blir oppdaget, og fra feilen blir oppdaget til den blir krevet rettet. Jo lengre tid det går fra feilen blir begått til den avdekkes, jo sterkere står oppgjørshensynet. Likevel med det forbehold at en mottaker som hele tiden har vært klar over ­feilen eller burde vært klar over den, i liten grad er beskyttelsesverdig.

Beløpets størrelse

Det følger av rettspraksis at det kan tale mot tilbakebetaling dersom det feilaktige utbetalte beløp er lite.

Særlig om aktsomhetskravet

Mange leger opplever at lønnsutbetal­ingene er uoversiktlige. For alle som har sett en leges lønnslipp er det forståelig at oppmerksomheten først og fremst rettes mot summen i bunn. Videre er det vanlig at beløpet kan variere fra måned til måned med ­ganske vesentlige beløp utfra hva legen har jobbet av vakter og ekstravakter. Spørsmålet er hvilken betydning dette har for aktsomhetskravet.

Sivilombudsmannen behandlet i 2009 (SOM-2009-2194) en sak som gjaldt spørsmålet om en arbeidsgiver hadde grunnlag for et tilbakesøkingskrav overfor en arbeidstaker etter at hun i løpet av en periode på rundt 18 måneder hadde fått utbetalt tilsammen kr. 65.209 for mye i lønn. Saken har betydning for ansatte som jobber turnus. Arbeidstakeren fikk feilaktig utbetalt ett tillegg på brutto kr. 4.746 som skulle vært kr. 474. Dette fremkom på lønnsslippen.

Det ble vist til at hun jobbet turnus med diverse vakttillegg og at lønns­slippene fremstod som noe uoversikt­lige. Videre fremgår det følgende:

«Selv om det på grunn av variable lønnsutbetalinger kan ha vært vanskeligere for henne å legge merke til endringen i størrelsen på utbetalingene, hadde hun av samme grunn også en klar oppfordring til å undersøke om svingningene i den utbetalte lønnen var i samsvar med de faktiske forhold­ene. A har gjort gjeldende at samme høst som feilen oppsto, gikk hun noe opp i lønn, slik at hun derved hadde en forventning om høyere lønn. Hvor mye denne lønnsendringen utgjorde, er imidlertid ikke opplyst. Trondheim kommune har derimot lagt til grunn at tross lønnsøkningen burde feilen være merkbar, idet hun gikk opp i lønn samtidig som hun gikk ned i stillings­prosent, og fordi størrelsen på sterk­tillegget fremgår i et eget punkt på lønnsslippen, som såkalt «tilleggslønn». På bakgrunn av den tilgjenge­lige informasjonen om lønnsgrunn­laget, er jeg av den oppfatning at feilen ville kunne ha blitt oppdaget ved en nærmere undersøkelse av lønnsslippen. A kan derfor neppe sies å ha vært i aktsom god tro med hensyn til størrelsen på lønnsutbetalingene.»

I helhetsvurderingen ble det på den annen side vist til at arbeidsgiver var den profesjonelle part og at de burde hatt kontrollrutiner for å oppdage feilen. Også momentene om at pengene var forbrukt og at arbeidstakeren på det aktuelle tidspunktet var i ulønnet permisjon slik at tilbakesøkingskravet ville ramme henne hardt, ble trukket frem som argumenter mot at et til­bakebetalingskrav forelå.

Samlet sett kom imidlertid ombudsmannen til at arbeidsgiver hadde rett til å kreve tilbakebetaling. Det ble særlig vektlagt at arbeidstakeren burde ha oppdaget feilen og at hennes ansvar ble skjerpet i og med at feilutbetalingene pågikk over en periode på halvannet år uten at hun foretok en nærmere kontroll av lønnsslippen. Avslutningsvis ble det også vist til at det urett­messige beløpet kommer fra en offentlig arbeidsgiver som forvalter fellesskapets midler.

Saken gir indikasjoner på et relativt strengt aktsomhetskrav, og at manglende aktsomhet blir vektlagt sterkt i helhetsvurderingen. Det er med andre ord viktig å gjennomgå lønnsslippen med jevne mellomrom og særlig i situasjoner hvor endring i arbeidssituasjonen har betydning for lønnsutbetalingene. Det vil være av stor betydning hvilke endr­inger – eller manglende endringer – en normal aktsom person ville ha opp­daget ved gjennomlesning av lønn­slippen, for vurderingen av tilbake­betalingskravet.

Som noen typetilfeller hvor arbeidstakeren nok burde oppdage feilutbe­taling, kan det nevnes der arbeidstaker har gått fra en avdeling med et særskilt tillegg som «kveldstillegg» eller likn­ende over til en avdeling uten et slikt tillegg, og hvor det fremgår av lønnsslippen at utbetalingene av «kvelds­tillegg» fortsetter. Har man byttet avdeling og UTA-tiden endres, er også dette en endring arbeidstaker nok burde merke seg ved en gjennomgang av lønnslippen. Står et tillegg oppført med to utbetalinger, eksempelvis «vakttillegg» to ganger, bør det nok undersøkes om dette er korrekt, for at man skal kunne sies å være i aktsom god tro. I en situasjon der arbeidsgiver allerede fra første lønningsutbetaling har gjort en feil i lønnsberegningene, vil det derimot kunne være vanskeligere for arbeidstakeren å oppdage feilen ettersom man ikke har noen tidligere utbetalinger eller lønnslipper å sammenlikne med.

Har man kontaktet arbeidsgiver og bedt om en kontroll av om utbetalingene er riktige, og man får tilbakemelding om at de er det, (dette bør gjøres skriftlig), vil dette kunne ha betydning dersom det senere likevel skulle vise seg at lønnen er feilberegnet. I et slikt tilfelle vil arbeidsgiver ha et vesentlig ansvar for situasjonen som har oppstått, noe som vil ha betydning for rimelighetsvurderingen av tilbakesøkingskravet. Hvor lang tid det vil ta før arbeidsgiver endelig oppdager feilen vil naturligvis ha betydning for vurderingen.

Tilbakebetaling – kan arbeidsgiver trekke arbeidstakeren automatisk i lønn?

Adgangen til å foreta lønnstrekk er regulert i arbeidsmiljøloven § 14-15. Bestemmelsen gir i annet ledd en uttømmende opplisting av tilfellene hvor trekk i lønn og feriepenger kan foretas. Etter andre ledd bokstav c kan arbeidsgiver trekke i lønn og feriepenger «når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale».

De fleste arbeidsavtaler inneholder en klausul som gir arbeidsgiver rett til å trekke i lønn ved feilutbetalinger. Etter Legeforeningens syn gir ikke en slik bestemmelse automatisk arbeidsgiver en slik rett. Dette synspunktet er basert på en uttalelse fra Sivilombudsmannen (Somb-2001-22) hvor han behandlet spørsmålet om den tilsvar­ende bestemmelsen i den gamle arbeidsmiljøloven (som nå står i § 14-15 annet ledd bokstav c,) åpnet for at det kan inngås avtale om trekk ved feil­utbetalinger før selve feilutbetal­ingen skjer. I sin konklusjon uttaler sivil­ombudsmannen følgene:

«Det sentrale vil etter mitt syn være at det foreligger et uomtvistelig samtykke før det foretas trekk i en arbeidstakers lønn. Dette innebærer at det må foreligge en avtale der det er klart at begge parter er innforstått med hva trekket gjelder. Som utgangspunkt vil jeg derfor anta at loven kun åpner for å gjøre trekk i lønn og feriepenger der avtale om dette er inngått i etterkant av feilutbe­talingen. Avtalen om adgang til å trekke i lønnen blir dermed samtidig en erkjennelse av at det foreligger et krav og arbeidstakers samtykke i at kravet gjøres opp ved at det foretas trekk i lønnen. I de tilfeller der det foreligger skriftlige generelle forhåndsavtaler om adgang til å gjøre trekk i lønnen i forkant av feilutbetalingen, hvilket har vist seg er en relativt vanlig standardklausul innenfor det offentlige, mener jeg det er grunn til å anta at denne avtalen bare vil kunne danne grunnlag for trekk der det i tillegg foreligger en erkjennelse fra arbeidstakeren om at det foreligger et krav på arbeidsgiverens hånd, jf. også regelen i bokstav e) om erstatningskrav. I tvistesituasjoner der det ikke er erkjent at det foreligger et krav på arbeidsgiverens hånd, vil en generell forhåndsavtale om trekk etter mitt syn ikke kunne gjøres gjeldende.»

Dersom det skal gjennomføres lønns- trekk som følge av for mye utbetalt lønn, er fremgangsmåten at skriftlig avtale om tilbakebetaling må inngås mellom arbeidstaker og arbeidsgiver etter at feilutbetalingene har skjedd. I mangel av slik skriftlig avtale eller frivillig tilbakebetaling, er arbeidsgiver henvist til å inndrive det for mye ut­betalte beløpet gjennom rettsapparatet. Det første skritt vil være at arbeidsgiver sender skriftlig varsel om rettslig innkreving og deretter tar ut forliksklage. Dersom arbeidsgiver gir beskjed om at lønnstrekk vil bli foretatt uten at skriftlig avtale er inngått, anbefaler vi at det umiddelbart tas kontakt med Legeforeningen for bistand.

Foreldelse

Feilaktige lønnsutbetalinger som har skjedd for mer enn tre år siden, vil være foreldet etter den alminnelige foreldelsesfristen i § 2 i foreldelses­loven. I et slikt tilfelle vil arbeidsgivers krav om tilbakebetaling være tapt. Det tilsvarende vil være hvis arbeidstaker har fått for lite i lønn. Er det mer enn tre år siden utbetalingene skulle vært foretatt, vil også dette kravet være foreldet.

Legeforeningens bistand

Rådene Legeforeningen gir i saker om feilutbetaling av lønn vil nødvendigvis variere fra sak til sak. I første omgang vurderer vi tilfellet og gir medlemmet en tilbakemelding på om vi tror det er sannsynlig at arbeidsgiver vil nå frem med sitt krav dersom den skulle gå til rettslig innkreving. I saker vi mener det er sannsynlighetsovervekt for at arbeidsgiver vil kunne nå frem, anbe­faler vi at man forsøker å komme til en minnelig løsning. Det kan være vanskelig både for arbeidsgiver og arbeidstaker å vurdere utfallet av en eventuell rettslig prosess, i tillegg er det både ressurs- og kostnadskrevende å gå til et slikt skritt. Derfor kan arbeidsgiver ofte være villige til å gå med på en løsning hvor deler av beløpet ettergis mot at det resterende beløpet tilbakebetales. Legeforeningen kan bistå med å rette en henvendelse til arbeidsgiver hvor det redegjøres for Legeforening­ens syn, eksempelvis at vi mener arbeidsgiver er mest å bebreide i saken og at arbeidsgiver inviteres til å finne en løsning, dvs. delbetaling. Er konklusjonen at Legeforeningen mener det ikke foreligger grunn til tilbakebetal­ing, vil det være synet som formidles til arbeidsgiver. Som nevnt må arbeidsgiver i slike saker gå til rettslig inn­kreving, dvs. ta ut forliksklage. Der grunnlaget for tilbakesøkingskravet bestrides, vil ikke arbeidsgiver kunne innkreve beløpet ved bruk av inkasso.