Frustrasjon med IT-plattformer

Sykehusleger må ta i bruk stadig nye IT-plattformer, og opplever økt behov for dokumentasjon. Tanken er at økt digitalisering skal frigjøre mer tid for legene og gi dem den informasjonen de trenger. Men er det egentlig det som skjer? Ikke nødvendigvis.

Leger rapporterer om at IT-platt­formene som nå rulles ut i mange tilfeller gjør legehverdagen tregere, dokumentasjonen er mer tungvint og det meldes om mer frustrasjon. På Ortopediklinikken på OUS har de inntil videre endt opp med å skrote hele systemet, og henviser til at det i ytterste konsekvens kan skape farlige situasjoner for pasientene.

Overlegen har snakket med leger på tre ulike sykehus i Østlandsområdet som har erfaring med å bruke Metavision og den nye versjonen av Dips, som heter Dips Arena. Systemene har ulike anv­endelsesområder: Dips er et EPJ/PAS- system, mens Metavision er et system for elektronisk kurve. Likevel trekker legene frem hovedankepunkter med begge sys­- temene og det dreier seg om treghet i systemet både for Metavision og Dips Arena, og at begge systemene har veldig mange unødvendige steg og krever mange klikk for å kunne manøvrere seg i.

På ortopedisk klinikk på OUS har de sluttet å bruke Metavision med elektronisk kurve fordi systemet opplevdes som altfor tungvint og det er mistanke om at bruken av systemet kan skape farlige situasjoner for pasientene som er innlagt der.

– Vi som ortopedisk klinikk på OUS bestående av avdelingene på Rikshospitalet, Radiumhospitalet og Ullevål sykehus har gått ut av Metavision, sier Ellen Kathrine Aksnes, avdelingsleder og overlege på ortopedisk avdeling Ullevål og medlem av ledergruppen ved ortopedisk klinikk. Avdelingene har fra før av erfaring med Dips ­Classic, og bruker det fortsatt.

– Det ble selvfølgelig et ramaskrik, men vi opplevde at vi ikke fikk brukt tid på pasientene, men måtte bruke all tid avsatt til visitt på dataprogrammet, sier Aksnes. Hun legger ikke skjul på at det ikke var noen enkel avgjørelse å ta, og at klinikken opplevde veldig mye motstand fra andre avdelinger. Løs­ningen for klinikken var å gå tilbake til kurveføring på papir i tillegg til Dips.

– Det har ikke vært noen enkel øvelse, skal vi tro Aksnes.

Ellen Kathrine Aksnes er avdelingsoverlege og overlege på ortopedisk avdeling Ullevål og medlem av ortopedisk klinikk. Hun har vært med på å bestemme at klinikken ikke skal bruke Metavision inntil videre. Foto: Caroline M. Svendsen

Opplevde feilmedisinering

Hun forteller at den viktigste foran­ledningen til at klinikken ikke lenger ønsket å bruke Metavision var at visitt og kurveføring tok så lang tid at legene ikke rakk å behandle pasientene. Sykepleiere og legene ble sittende på datamaskinene og fikk ikke tid til å gå innom pasientene. Manglende kommunika­sjon med de andre kliniske systemene førte til at feil pasient fikk feil medisin. Manglende logg gjorde at det var ­vanskelig å finne ut hvilken pasient som hadde fått feil medisin. Økt tidspress fordi systemet er så tregt bidro også til dette. Systemet oppleves som uferdig og lite egnet for bruk på avdel­ing. Det er da også utviklet for intensiv og operasjonsovervåking hvor man har en pasient og ikke 15-20 pasienter som det kan være på en avdeling, forklarer Aksnes.

– Vi i ledergruppen i klinikken syntes det var viktig at noen satte ned foten og sa at dette systemet er for dårlig. Ting blir ikke rettet opp hvis det ikke blir lagt press på at det skal rettes opp, sier Aksnes. Hun forteller at det var ledergruppen i klinikken som i fellesskap tok avgjørelsen, og at ingen i ­ledergruppen ville ha systemet. Det var da kommet gjentatte bekymringsmeldinger fra helsepersonell som brukte systemet.

– Vi opplevde motstanden mot systemet som en revolusjon som kom nedenifra, og siden alle i ledergruppen også er praktiserende leger var vi lydhøre for motstanden, sier hun.

En av hovedutfordringene de så med Metavision var at det ble uoversiktlig og vanskelig for legen å kontrollere medisinbruken for den enkelte pasienten.

– Blokkgodkjenning og ikke godkjenning per medisin gjør det mer tidskrev­ende å få kontroll på medisinforordningene til hver pasient. Tid vi ikke har, for den bruker vi på å vente på programmet som er veldig tregt. Dessuten opplever vi at nettløsningen ikke er hundre prosent stabil og at det ikke er noe sikkerhetssystem, sier hun.

Ikke brukervennlig

Aksnes understreker at hun syns data i helsevesenet er et kjempefremskritt og at Metavisions elektroniske medisinske kurve i utgangspunktet er en genial ide.

– Problemet var at den elektroniske kurven ikke kommuniserte med andre datasystemer, og er lite intuitivt for brukerne, sier hun. – Jeg gledet meg til å få elektronisk kurve og gikk på flere kurs for å lære det, men jeg endte opp med å bli veldig skuffet, legger Aksnes til.

Ortopedenes kritikk av Metavision går også på at de forskjellige sykehusene har sine ulike medisinpakker. Det nye systemet tillot ikke enkeltsykehusene å legge inn sine egne pakker fordi de måtte samsvare med de andre sykehusenes pakker og spesifikasjonene til Helse Sør-Øst. Hun forklarer at sykehusene har forskjellige typer pasienter og at de på sin avdeling har brukt betyd­elig tid på å lage smertepakker til de pasientene de behandler.

– Det er ikke bare å endre de til noe et annet sykehus har lagt inn. Det er ingen kvalitetskontroll i Metavision av de pakkene som legges inn og ligger i systemet. Det er fortsatt hvert sykehus sitt ansvar, sier Aksnes.

Når det gjelder selve brukervennligheten av systemet påpeker Aksnes at Metavisions utseende har en svart skrift på oransje bunn, noe som kan gjøre det krevende å lese. Dessuten er det ikke mulig å låse et oppsett til en enkel bruker eller avdeling.

Ellen Kathrine Aksnes undrer seg over hvorfor de kliniske datasystemene ikke er mer intuitive.

-Iphone er for eksempel så intuitiv at den bare kan tas ut av boksen og brukes. Hvorfor krever da de medisinske it-systemene flere kurs og er så vanskelig å bruke, undrer hun.

Ifølge Aksnes er det problematisk å ta ut folk i fire måneder til å kunne delta i arbeidsgrupper og bli super­brukere på systemet, uten at klinikerne nødvendigvis opplever at de har så mye innflytelse på sluttresultatet.

Hun synes dessuten at det er et tanke- kors at sykehuset betaler milliarder for et IT-system, men som i tillegg forutsetter at det kliniske personalet bidrar med noe av sin arbeidskraft for at det skal virke optimalt.

Andre avdelinger her på sykehuset spør seg nå om at hvis ortopedisk avdel­ing får lov til å gå ut av systemet er det da medisinsk forsvarlig å bruke på andre avdelinger, forteller hun.

Ortopeder er gadget orienterte Aksnes påpeker samtidig at ortopedi er et utstyrsfag og at ingen spesialitet nok er mer «gadget-orientert» enn ortopedi. – Vi er en gruppe leger som er veldig teknisk orienterte, og derfor var det en veldig forventning til systemet, sier hun. Nå skrives alt fra de smertestillende medisinene og den medisinske kurven ut på papir og også anestesilegene forholder seg igjen til papir, mens de på postoperativ avdeling forholder seg til Metavision. – I en overgangsperiode må vi gjøre det som rutine at legene og sykepleierne må dokumentere prosedyrer først på papir, så legge det inn på data, også gå tilbake til papir igjen, forklarer ­Aksnes. Noe av det ortopedene krever er en medisinsk logg i Metavision som er kompatibel med Dips. Etter planen skal klinikken ta i bruk Metavision igjen mot slutten av året hvis de finner det forsvarlig. – Jeg tror noe av problemet med systemet er at det var tenkt at systemet skulle passe til gjennomsnittsbrukeren på sykehuset, men det er ekstremt mange brukere med ulike brukerbehov, og jeg opplever ikke at det er noen enkel måte å finne frem i systemet på, sier Ellen Kathrine Aksnes.

På sykehuset Østfold har de hatt ­Metavision helt siden våren 2015, og har rukket å gjøre seg noen erfaringer. Her treffer Overlegen Lars M. Aker som jobber som lege i spesialisering på indremedisinsk avdeling.

Han uttaler seg slik om elektronisk kurve i Metavision:

– I bunn og grunn tror jeg elektronisk kurve er kommet for å bli og vi vil være avhengig av å ha det i fremtiden.

Han mener at det er et medisinsk IT-system med et stort potensiale, men han tror samtidig det kan bli mye bedre. Aker trekker frem at det positive med systemet er at det er mindre mulighet til å gjøre feil med ordinasjonene, ­dosestørrelser og tidspunktet en ­medisin skal gis til pasienten fordi disse prosessene kan til en viss grad automatiseres i Metavision. Dessuten syns Aker at det er en fordel for pasientsikkerhet at det blir mindre medisinske prosedyrer som må dokumenteres på papir og i stedet lagres digitalt. Før var den elektroniske kurven skrevet på en A4-side.

– Ulempen var at det kunne være vanskelig å tyde skriften til kollegene, men vi fikk med overraskende mye informasjon der, forteller han.

Ordinerer feil medisin

Det som Lars M Aker trekker frem som en ulempe med Metavision er at det tar for lang tid å logge seg på. Siden programmet er så stort og tungt har det skjedd at når Aker som lege har åpnet opp Dips for å sjekke en pasientjournal, har ikke Metavision oppdatert seg og forblir på forrige pasient.

– Da kan man fort ende opp med å ordinere feil medisin til pasienten fordi man har tilgang til feil informasjon, og det kan bli en farlig situasjon, sier han.

En annen utfordring som Lars M. Aker trekker frem er at systemet har mange faner og ekstremt mye informasjon som er visualisert på forskjellige måter. Dessuten blir det veldig mye klikk hver gang man skal bruke systemet.

– Jeg hadde også ønsket meg en bedre bildepresentasjon av de medisinske dataene i Metavision, sier han.

Aker sier han er helt enig med Ellen Aksnes som henviser til at da vi i sin tid fikk iphone var det så intuitivt at det var enkelt å begynne å bruke, og undrer seg også over at Metavision er så vanskelig å bruke.

– Ja jeg er helt enig. Systemet er ikke intuitivt og det kan være vanskelig å skjønne hva man skal trykke på.

Han har selv gått på kurs for å lære systemet, og det er meningen det skal være superbrukere i systemet på hver avdeling.

For mange tidstyver

Lars M. Aker mener det er mange ­kolleger på sykehuset som er mer frustrert med Metavision enn det han selv er. Han har forøvrig akkurat tatt over som foretakstillitsvalgt på sykehuset.

– Det går på at legene oppfatter systemet som tregt, og at siden de er veldig presset på tid i en hektisk hverdag mener de at Metavision har for mange tidstyver, sier han. Aker trekker også frem at det var mye trøbbel med systemet da det først ble tatt i fullskalabruk på sykehuset 2015.

Lars M. Aker mener at drømmesystemet hadde vært om Metavision var fullt inkorporert i Dips, noe som ikke er tilfelle nå.

– Jeg tror også det kunne vært et stort potensiale i systemet hvis programvaren hadde vært mer stabilt, og programmene hadde vært raskere, sier han.

Ifølge Aker er tanken at legen skal ha med seg et nettbrett eller ipad med nødvendige data når de har visitt, men han er selv litt betenkt over at det vil føre til at legen må bruke mer tid på å se på skjermen enn før.

Som tillitsvalgt får han høre at det er mye frustrasjon blant legene over at visittiden nå har blitt lengre fordi systemet gjerne fysisk henger litt etter.

– Akkurat nå oppleves det som veldig langt unna å være en god plattform, sier han.

Han tror likevel ikke det er noe ­alternativ til de papirbaserte system­ene som eksisterte før.

– Metavision har blitt en del av hverdagen og virker noenlunde bra selv om det er rom for forbedringer, sier han og legger til at elektronisk kurve forhåp­entligvis vil gi mindre feilmedisinering enn den gamle papirkurven.

På Diakonhjemmet Sykehus i Oslo blir Overlegen møtt av tre leger og IKT-sjefen på sykehuset. Her er ­h­ovedsystemet Dips Arena, der ­Diakonhjemmet Sykehus er utpekt som et pilotsykehus.

Lars M. Aker, Lege i spesialisering på indremedisinsk avdeling, på sykehuset Østfold har akkurat tatt over som foretaksttillitsvalgt på sykehuset og har derfor kontakt med mange ulike kolleger på ulike avdelinger om systemet. Foto: Caroline M. Svendsen

Etter planen skal den nyeste versjonen av Dips Arena, 19.1, rulles ut 15. sept­ember 2019. Da er det ventet at antall klikk for å bruke systemet vil reduseres, og at funksjonaliteten vil bli forbedret. I og med at Diakonhjemmet Sykehus er et pilotsykehus for Dips Arena sitter utviklerne tett på og kan gjøre endringer blant annet ut i fra legenes tilbakemeld­- inger. Før Dips Arena har legene ved Diakonhjemmet Sykehus brukt Dips Classic.

– Dips Arena er en vesentlig moderni­- sering av Dips Classic. Det er en naturlig utvikling ut i fra at systemer på et tidspunkt må moderniseres, sier Kristin Kopland som er sjef for IKT og e-helse ved Diakonhjemmet Sykehus. Det er hun som koordinerer innføringen av løsningen på sykehuset. Og prosjektet som omfatter hele Diakonhjemmet Sykehus er veldig stort.

Kristin Kopland forteller at totalt 57 servere brukes for produksjon, test, kurs og QA-miljø for å opprettholde systemet på sykehuset. Hun forteller at utviklerne samarbeider nært med alle brukerne av Dips Arena, både klinikere og merkantilt personell, og at over 100 endringsønsker er blitt implementert allerede. Kort fortalt er Dips Arena neste generasjons elektroniske pasient­journalsystem og det er en oppgradering av journalsystemet Dips som hittil har vært i bruk på sykehuset.

Kan påvirke

Ved å være det første sykehuset som tar i bruk Dips Arena får sykehuset en mulighet til å påvirke utviklingen av løsningen, og det er i pilotfasen kort vei til Dips om løsningen ikke virker som den skal.

– Siden Dips Arena er et pilotprosjekt på Diakonhjemmet og sykehuset dermed er først ute med å ta det i bruk, er det lettere å påvirke, sier Kopland. Hun viser til at hun har sett resultater av innspill som har kommet fra legene.

Legene Overlegen snakket med ­understreker at de ikke er i mot nye IT-systemer, eller som Lars Eilertsen, seksjonsoverlege på kirurgisk avdeling, sier det:

– Et skifte i teknologi er i seg selv et potensiale.

Han mener videre at overgangen til Dips Arena har vært en nødvendig utvikling, men at systemet fremdeles er litt umodent. – Dips Arena har et potensial for å gi bedre gjenbruk av informasjon, men det er et stykke igjen til vi kan høste gevinster av det i den kliniske hver­dagen, forklarer Eilertsen.

Bruker hybridløsning

Han forteller at mange av legene på Diakonhjemmet Sykehus fortsatt er avhengig av å bruke en hybridløsning bestående av elementer fra det gamle og nye IKT-systemet.

– Vi opplever at systemet er trått, ting tar tid og det blir vanskelig å ta unna for eksempel signering av prøve­svar. Systemet har ført til frustrasjon, sier Eilertsen. – Og vi ser fortsatt at noen av funksjonalitetene, som ut­fylling av enkelte skjema og resept­skriving, ennå ikke foreligger, legger han til. Eilertsen anslår at slik det er nå i overgangsfasen kan legene jobbe 80 prosent eller 90 prosent enten i Dips Classic eller Dips Arena, bortsett fra det som omhandler operasjon, der kun Dips Arena kan brukes fordi til­svarende funksjonalitet i Classic er skrudd av.

– Det blir veldig utfordrende når det i en periode har vært mye problemer og kræsj med programvaren slik at systemet går tregt, sier Eilertsen.

Han forteller også at Dips Arena foreløpig har ført til mye overtidsarbeid på hans avdeling, og at det har blitt redusert kapasitet på poliklinikken.

Deler av stillingen hans innebærer å være IT-kontakt for kirurgisk avdeling. Han opplyser at det ble gjennomført en workshop for hele kirurgisk avdeling i forkant av innføringen, men det har variert litt på de ulike avdelingene.

Kristin Kopland opplyser på sin side at alle har fått tilbud om å bli involvert på denne måten.

– Det jeg opplever er at det fortsatt er en treghet i IT-systemet, men at Dips Arena har et potensial for forbedring når det gjelder funksjonalitet, sier Eilertsen.

Fra venstre: Gry Torsæter Dahl, overlege ved anestesi og intensivavdelingen sammen med Torfinn Lødøen Gaarden, avdelingssjef på alderspsykiatrisk avdeling, Lars Eilertsen, seksjonsoverlege på kirurgisk avdeling og Kristin Kopland som koordinerer innføringen av Dips på Diakonhjemmet. Foto: Caroline M. Svendsen

Økt aktivitet på alderspsykiatrisk avdeling

På alderspsykiatrisk avdeling på ­Diakonhjemmet har de derimot ­registrert noe økt aktivitet siden de begynte å bruke Dips Arena.

– Her har aktiviteten økt, men det er umulig å vite om det kun er på grunn av Dips Arena, påpeker Torfinn Lødøen Gaarden, avdelingssjef på alderspsykiatrisk avdeling. Han mener at flertallet av legene som jobber på hans avdeling på Diakonhjemmet nå jobber i Dips Arena i motsetning til i somatikken på sykehuset der flertallet fortsatt ikke gjør det.

– Men generelt ser vi at nye klinikere går inn og bruker Dips Arena med en gang og opplever systemet som intuitivt, påpeker han.

Samtidig peker han på at den økte digitale registreringen som Dips Arena muliggjør gjør det mye lettere å ha oversikt over alle relevante opplys­ninger om pasientene. Vedtaksmodulen i Dips Arena gir et vesentlig kvalitetsløft i dokumentasjon ved tvungen ­psykisk helsevern. Også behandlingsplan utviklet i Dips Arena gir mulighet for mer presis dokumentasjon. – Innen psykisk helse er det gevinster og ulemper med systemet, men summen blir ikke minus, mener han. Ifølge Torfinn Lødøen Gaarden er den største utfordringen med å bruke Dips Arena på avdelingen at det tar litt for lang tid før sidene faktisk popper opp.

– Samtidig erfarer vi at Dips er lydhøre for alle innspill og at både funksjonalitet og ytelse bedres i samsvar med våre ønsker, sier han.

Gry Torsæter Dahl er overlege ved anestesi og intensivavdelingen.

– Det alle ønsker er jo at ting skal gå mer effektivt, sier Torsæter Dahl. Hun mener at legene på hennes avdeling føler seg litt som utviklere.

Ifølge Torsæter Dahl gjør systemet at kartleggingen av den enkelte pasienten foreløpig tar mer tid. Også Lars Eilertsen mener at innen somatikken har bruken av Dips Arena handlet mer om feilretting enn ­optimalisering så langt.

– Men vi har sett resultater av de innspillene vi har kommet med, sier Eilertsen.