To virkeligheter

Det har oppstått mange spørsmål i kjølvannet av de siste rapportene om Helseplattformen. Dette er et komplekst prosjekt som har pågått i lang tid. Ingen enkeltperson kan derfor ha svaret med stor «S» på utfordringene vi står overfor med IT-systemet som har kostet milliarder mer enn budsjettert, utgjør en trussel mot pasientsikker­heten, og fører til nedsatt produksjon ved Midt-Norges største sykehus.

Mine analyser og mine forsøk på svar baserer seg på snart 10 års befatning med Helseplattformen som forsker og professor ved NTNU. Mitt fagfelt er brukervennlighet og brukermedvirkning innen IT, også kalt interaksjonsdesign. Dette er mitt perspektiv og mitt datagrunnlag. Andre forskere vil ha andre perspektiver og annet datagrunnlag og kanskje komme fram til andre konklusjoner som er like ­sanne – fra deres perspektiv.

Det som slår meg når jeg prøver å betrakte Helseplattformen sett utenfra, nå snart ett år etter «go-live», er de to vidt forskjellige virkelighetsoppfatning­- ene som finnes på ledernivå og hos brukerne av systemet. Når jeg lytter til foredrag og paneldebatter med ledere fra Helse Midt-Norge RHF og Helseplattformen AS på f.eks. Plattform­dagene og Arendalsuka så er fokuset på de viktige samfunnsproblemene som Helseplattformen skal være med på å løse, som eldrebølgen og framtidig helsepersonellmangel. Det listes opp en del innkjøringsproblemer som har oppstått, f.eks. samhandling med fastlegene, men samtidig så vises det planer for hvordan dette skal løses. På PowerPoint-presentasjonene ser man vakre bilder av Atlanterhavsveien, kommentert med at det stormer litt nå, men at det nok snart vil roe seg, og at veien framover er tydelig. Metaforbruken er preget av visjoner.

Når vi som forskere snakker med brukere av IT-systemet fra Epic får vi en ganske annerledes virkelighetsbeskrivelse. Noen er fornøyde med Helseplattformen, mens veldig mange uttrykker stor frustrasjon over en IT-løsning som er kronglete og tid­krevende å bruke, der det er lett å gjøre feil, og der de ikke stoler på om det de skriver inn havner hos rett person til rett tid. Dette fører til stress, både på grunn av dårlig brukervennlighet, fordi IT-systemet stjeler tid fra en ellers travel hverdag, og fordi man er bekymret for pasientsikkerheten. Helsearbeiderne føler ansvar for sine pasienter, og hvis man f.eks. tviler på om en epikrise kommer fram til pasientens fastlegen så fører det til stress. Samlet sett på­virker dette arbeidsmiljøet negativt.

Det finnes nå offentlig tilgjengelige rapporter fra Helsetilsynet, Boston Consulting Group og KPMG/NEO Consulting som i stor grad er i overenstemmelse med det bildet som tegner seg når vi snakker med brukerne av IT- løsningen. Helsetilsynet konkluderer at Helseplattformen utgjør en alvorlig trussel mot pasientsikkerheten. ­Rapporten fra Boston Consulting Group er meget kritisk til måten prosjektet er blitt ledet på. En rapport fra KPMG og NEO Consulting beskriver i detalj de store utfordringene med brukervennlighet og samhandling i IT-systemet, og viser hvordan dette utgjør en trussel mot pasientsikker­heten og fører til dårlige brukeropp­levelser og redusert produktivitet.

Til tross for disse rapportene og stor grad av frustrasjon blant de ansatte så virker det ikke som avstanden er blitt spesielt mindre mellom ledelsesoppfatningen og brukeropplevelsene. Avstanden i virkelighetsoppfattelse har også blitt påpekt av andre. Det er mulig at det skjer selvransakinger internt i ledelsen i RHFet eller Helseplattformen AS som jeg ikke har tilgang til, men jeg har ikke sett noe i den offentlige debatten om Helseplattformen fra ledernivå som indikerer at man går i seg selv og tar brukeropplevelsene hos sine ansatte på alvor.

Den manglende respekten for bruker­- perspektivet er litt underlig ettersom ledelsen, både ved St. Olavs Hospital, i RHFet og i Helseplattformen AS, er dominert av tidligere helsearbeidere som selv for ikke så mange år siden stod midt i en hektisk hverdag med pasienter, kolleger og IT-systemer. Med noen litt andre karrierevalg kunne de selv i dag ha vært brukere av Helseplattformen. Noe annet som for meg framstår som underlig er at ledelsen ikke i større grad har lyttet til kritiske røster og tidligere erfaringer fra Danmark og Finland med leverandøren Epic Systems og deres IT-løsning.

Foto: Flickr.com

Personlig startet min befatning med prosjektet tilbake i 2014 da anbudsprosessen som ledet fram til valget av Epic som leverandør ble planlagt. Basert på tidligere erfaring fra Norge og utlandet med store IT-anskaffelser, utarbeidet min forskningsgruppe ved NTNU et konkret forslag i samarbeid med SINTEF og anskaffelsesorganisasjonen om å teste kjørende versjoner av til-­bydernes IT-systemer med norske helsearbeidere som del av anbudsprosessen. Begrunnelsen var at all erfaring og forskning om temaet internasjonalt tilsier at det er lett å kjøpe «katta i sekken» i en anbudsrunde dersom man kun baserer seg på hva leverandørene forteller om sine løsninger, og ikke tester ut løsningene i praksis med lokale brukere. Anskaffelsesorganisasjonen så verdien av slike tester, men RHFet så av ukjente årsaker ikke behovet.

Etter at valget falt på Epic sin ­løsning i 2019, fikk vi penger til et forskningsprosjekt med to PhD stud­enter og en post doktor stilling som jeg ledet. Vi ønsket opprinnelig å gjøre aksjonsforskning der vi prøvde ut beste praksis innen interaksjonsdesign, som prototyping og brukertesting, for å sikre god brukervennlighet. Dette fikk vi ikke lov til, ettersom Epic hadde sin egen metodikk som skulle følges i prosjektet. Vi uttrykte tvil om denne metodikken var tilstrekkelig til å sikre god brukervennlighet, men endte opp med å gjøre følgeforskning der vi kun observerer hva som skjer i prosjektet –uten mulighet til påvirkning.

Det har i stor grad skjedd brukermedvirkning i utviklingen av Helseplattformen, og intensjonene har vært gode, men brukermedvirkningen foregikk lenge på et abstrakt nivå i form av lister av krav til systemet. Helsearbeid­erne fikk veldig sent anledning til selv å erfare hvordan det var å bruke IT-systemet som de var med på å ­bestemme. Denne måten å utvikle IT-systemer på er ikke i tråd med beste praksis i dag, selv om det virker som dette er Epic sin foretrukne metode. Vi opplevde det vanskelig å få gehør for vårt perspektiv i prosjektet da vi påpekte at dette kunne utgjøre en ­trussel mot kvaliteten på det ferdige produktet.

Da systemet ble igangsatt i begrenset omfang våren 2022, førte dette til fakkeltog blant de ansatte med krav om å stoppe Helseplattformen. Som ekspert på brukervennlighet var det for meg personlig en ganske absurd opplevelse å være vitne til IT-brukere som gikk i fakkeltog for bedre brukervennlighet. Til tross for fakkeltog og meget kritiske kronikker i lokalavisen fra både leger og fagfolk som undertegnede så ble systemet satt i drift («go-live») ved St. Olavs Hospital i november i fjor.

Listen over advarsler og kritiske analyser før viktige avgjørelser som i ettertid har vist seg å være dårlige, er lang. Hvordan skal man komme inn på rett spor i dette prosjektet og unngå at ytterligere milliarder av offentlige helsebudsjetter brukes feil? Trondheim kommunerevisjon og Riksrevi­sjonen arbeider med en undersøkelse av Helseplattformen. Kanskje vil de kunne gi svar? Min analyse er at det aldri har manglet på gode råd som i ettertid har vist seg å være riktige, men at ledelsen i RHFet og Helseplattformen AS har valgt å lytte til Epic i stedet for norske IT-eksperter og at de i stor grad har latt sine egne visjoner gjøre de blinde for brukerperspektivet.

Jeg vil verken anbefale å stoppe prosjektet eller å kjøre det videre. Svaret ligger antagelig et sted midt i mellom og må være forankret i ledelsen. Dette krever at ledelsen får en større innsikt i problemene «på gulvet», og at av­standen i virkelighetsoppfatning ­mellom visjon og brukeropplevelse minsker. En måte å oppnå dette på er å la alle lederne i RHFet og Helseplattformen AS med helsebakgrunn få fri fra alt lederarbeid i et par uker og jobbe fulltid som lege/sykepleier i Trondheim kommune eller ved St. Olavs Hospital med Helseplattformen som IT-verktøy. Etter et par uker i «i bruk­ernes sko» vil vi forhåpentlig få en mer nyansert og kunnskapsbasert ­diskusjon om veien videre. Konse­kvensen av å ikke få til dette prosjektet er et skadeskutt offentlig helsevesen i regionen, noe ingen er tjent med. •