Krav om tilbake­betaling av lønn

Juridisk avdeling i Legeforeningen får jevnlig inn saker som omhandler feilutbetaling av lønn og arbeidsgivers krav om tilbakebetaling. I enkelte av sakene er kravene basert på angivelige feilutbetalinger som ligger langt tilbake i tid, og ofte er det snakk om krav på flere titalls tusen kroner. Spørsmålet blir da hvilke regler som gjelder.

I utgangspunktet er det klart at det er arbeidsgiver som har hovedansvaret for at riktig lønn blir utbetalt til riktig tid. Utbetaling av lønn er på mange måter arbeidsgivers hovedforpliktelse i arbeidsforholdet. Det er derfor arbeidsgiver som skal sørge for at lønnen som utbetales til arbeidstaker både er i tråd med den enkeltes individuelle arbeidsavtale, og med eventuelle tariffavtaler.

Rettslig utgangspunkt – læren om condictio indebiti

Erfaringen viser imidlertid at feilut­betalinger ofte forekommer, ikke minst innenfor sykehussektoren der legers lønn gjerne består av en rekke ulike komponenter og varierende tillegg. Når det er på det rene at det har skjedd en feil, blir derfor spørsmålet om, og eventuelt i hvilket omfang, arbeidsgiver kan kreve tilbakebetaling. Dette må besvares etter en konkret vurdering med utgangspunkt i den ulovfestede læren om «condictio indebiti». Læren er basert på en rettstanke fra romer­retten om at restitusjon må kunne kreves der en ytelse har blitt ytt uten at det har foreligget en rettslig for­pliktelse, og yteren kan vise til en unnskyldelig villfarelse. Ved anvendelsen av condictio ­indebiti må det foretas en avveining mellom det såkalte oppgjørshensynet, dvs. at partene (og da særlig mottaker) skal kunne innrette seg etter at endelig oppgjør er foretatt, og korreksjons­hensynet, dvs. hensynet til at utbetal­ingen skyldes en feil og at feil i alminnelighet bør korrigeres. Ved denne avveiningen skal det i henhold til omfattende norsk rettspraksis på området foretas en konkret helhetsvurdering der det blant annet ses hen til følgende:

Partenes subjektive forhold

Partenes egne forhold, dvs. graden av aktsomhet og utvist skyld hos både arbeidsgiver og arbeidstaker, vil være et helt sentralt moment ved vurderingen av om arbeidsgiver kan kreve tilbakebetaling i saker som gjelder utbetaling av for mye lønn.

Sett fra arbeidstakers ståsted blir gjerne spørsmålet om han eller hun burde skjønt at utbetalingen var feil, eksempelvis fordi det utbetalte beløpet var vesentlig høyere enn den lønnen arbeidstaker pleier å få utbetalt. Hvis så er tilfellet er dette noe som klart taler for at tilbakebetalingskravet er i behold, ettersom arbeidstaker da ikke kan sies å ha hatt en berettiget forventning om at utbetalingen var riktig. Har arbeidstaker også oppdaget feilen, men unnlatt å gi beskjed, kan det i tillegg anføres at det også vil kunne foreligge et tilbakebetalingskrav på bakgrunn av avtalelovens regler om uredelighet og krav til god tro, jf. avtaleloven § 33.

Hvilket aktsomhetskrav som kan stilles er det ikke mulig å gi et generelt svar på. Det må vurderes konkret i det enkelte tilfellet. Alle som har sett en sykehusleges lønnsslipp vet imidlertid at disse fremstår som til dels svært uoversiktlige. Dette gjør det vanskelig for den enkelte lege å ta stilling til om det beløpet vedkommende får utbetalt den enkelte måneden er korrekt. Etter vår oppfatning kan det heller ikke stilles krav om at legen hver måned skal gjennomgå lønnslippen i detalj og foreta en egen kontrollregning av de ulike lønnskomponentene.

Derimot må det kunne forventes at legen foretar en ekstra sjekk dersom den totale lønnsutbetalingen fremstår som høyere enn vanlig. Videre bør legen være ekstra påpasselig dersom han eller hun har grunn til å tro at det kan ha oppstått misforståelser i forbindelse med bytte av vakt eller avdeling, endring av stilling etc. Dersom feilutbetalingen skyldes at legen har gitt arbeidsgiver misvisende eller uriktig informasjon om egen arbeidssituasjon, er dette noe som i alle tilfeller klart taler for at arbeidsgiver bør kunne kreve tilbakebetaling.

Motsatt vil det faktum at arbeidsgiver gjennomgående er den sterke part i arbeidsforholdet ofte være et moment som tillegges vekt i arbeidstakers favør (og arbeidsgivers disfavør). Arbeidstaker må generelt sett kunne stole på at ­arbeidsgiver har oversikt over og ut­betaler riktig lønn, særlig dersom det er snakk om en stor og profesjonell arbeids­- giver slik de fleste helseforetak er. Ettersom utbetaling av riktig lønn først og fremst er arbeidsgivers ansvar, kan det dessuten anføres at det er mest rimelig og rettferdig at arbeids­giver bærer risikoen for eventuelle feilut­betalinger. Hvem som er skyld i den aktuelle feilutbetaling er også trukket frem i rettspraksis som et relevant moment ved vurderingen av om til­bakebetaling kan kreves.

Tidsmomentet

Feilbetalinger bør av hensyn til de berørte partene bli forsøkt rettet opp i så fort som mulig. I tillegg til partenes subjektive forhold og spørsmålet om utvist skyld, er det ved vurderingen av arbeidsgivers tilbakebetalingskrav der­- for naturlig å se hen til tidsmomentet.

Dersom den aktuelle feilutbetalingen først blir oppdaget lenge etter at feilen ble begått, taler oppgjørshensynet for at tilbakebetaling ikke kan kreves, ikke minst når det er snakk om feilutbetaling av lønn. Lønnsmidler vil for de fleste av oss forsvinne fort ut av bankkontoen, og for den berørte arbeidstakeren vil det derfor oppleves som svært urimelig å bli møtt med et tilbakebetalingskrav lenge etter at det aktuelle beløpet er brukt opp. Sett fra arbeidsgivers stå­sted vil tilbakebetaling i slike tilfeller også kunne fremstå som en tilfeldig fordel, all den tid man i utgangspunktet hadde innrettet seg etter at utbetalingen var riktig.

Det er vanskelig å si noe generelt om hvor langt tilbake i tid feilutbetalingen bør ligge før tidsmomentet i seg selv tilsier at tilbakebetaling ikke kan kreves. Rettspraksis på området oppstiller ingen absolutt grense. Oppgjørshensynet og det faktum at det er snakk om feilutbetaling av lønnsmidler, tilsier­ ­imidlertid at arbeidsgiver bør ha gode grunner for å kunne kreve restitusjon av lønnsutbetalinger som ligger mer enn ett år tilbake i tid.

En annen side av dette er at et krav om tilbakebetaling også bør fremsettes kort tid etter at feilen faktisk ble oppdaget. En arbeidsgiver som oppdager at den ansatte har mottatt for mye i lønn, bør derfor ta kontakt med den ansatte og informere om kravet umiddelbart, særlig dersom feilen ligger noe tilbake i tid. Forholder arbeidsgiver seg derimot passiv i en lengre ­periode, vil dette etter omstendig­hetene kunne medføre at et ellers ­berettiget krav går tapt.

Krav kan være foreldet

Uavhengig av det som er sagt ovenfor om læren om condictio indebiti og spørsmålet om skyld og tidsforløp, vil tilbakebetalingskrav som ligger mer enn tre år tilbake i tid som klar hovedregel være foreldet i henhold til bestemmelsene i foreldelsesloven. ­

Foreldelsesreglene gjør seg imidlertid gjeldende «begge veier», slik at også en ansatts krav om etterbetaling av lønn vil være foreldet dersom feilutbetalingen skjedde for mer enn tre år siden. Foreldelse avbrytes gjennom er­kjennelse fra den kravet retter seg mot, alternativt ved at man går til rettslige skritt som beskrevet i foreldelsesloven.

Automatisk lønnstrekk?

Mange arbeidsavtaler, også innenfor sykehussektoren, inneholder standardklausuler om at arbeidsgiver ved eventuell feilutbetaling av lønn forbeholder seg retten til å foreta korrigerende lønnstrekk ved etterfølgende lønnsutbetalinger. I mange saker om tilbakebetaling anfører arbeidsgiver at en slik klausul gir hjemmel for lønns­trekk, også der arbeidstaker motsetter seg dette.

Etter Legeforeningens oppfatning gir ikke slike standardklausuler arbeids­- giver en automatisk rett til å foreta et korrigerende lønnstrekk i etterkant av en feilutbetaling. Etter vår oppfatning må det derimot inngås en avtale om tilbakebetaling i etterkant av hver ­enkelt feilutbetaling. En slik rettsoppfatning mener vi samsvarer best med lønnstrekkbestemmelsen i arbeids­miljøloven § 14-15 bokstav c, som fastslår at arbeidsgiver bare kan trekke i lønn og feriepenger «når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale». Videre mener vi at vår forståelse har støtte i en uttalelse fra Sivilombudsmannen (Somb-2001-22), som gjaldt en tilsvarende bestemmelse i den ­gamle arbeidsmiljøloven.

Under enhver omstendighet følger det av arbeidsmiljøloven § 14-15 (3) at et eventuelt lønnstrekk etter bokstav c ikke må overstige «det arbeidstaker med rimelighet trenger til underhold for seg og sin husstand». Arbeidsgiver kan derfor ikke kreve tilbakebetaling av et større beløp enn det arbeidstakers privatøkonomi kan takle. Dersom ­arbeidstaker ikke lenger har pengene i behold, og kravet gjelder et større beløp må arbeidsgiver eventuelt gå i dialog med arbeidstaker om ulike nedbetalingsordninger. •