Hvordan opplevde du rollen som sykehusdirektør under innføringen av ­Helseplattformen?

– Mitt lederskap under innføringen av Helseplattformen var preget av to samfunnsoppdrag som var vanskelig å forene; ansvar for pasientsikkerheten, herunder ansattes arbeidsforhold, og oppdraget om å innføre Helseplattformen, sier Grethe Aasved.

Hun påpeker at oppdraget fra Helse Midt-Norge var opprinnelig å innføre Helseplattformen 30. april 2022.

– Helse Midt-Norge holdt fast på denne planen til tross for rapportering om svært høy risiko. Kort tid før planlagt innføring la jeg derfor frem en innstilling til styret på St. Olav om ikke å følge oppdraget på grunn av for høy risiko for pasientsikkerheten. Styret støttet dette enstemmig, og styret i Helse Midt-Norge besluttet deretter utsatt innføring til november 2022.

Hvordan var prosessen med feil­- retting og testing før innføringen i ­november 2022?

– Utover høsten 2022 pågikk arbeidet med feilretting. Mange ansatte var bekymret, men noen uker før 12. nov­ember var vi forsikret – etter gjentatte spørsmål fra oss – om at alle kritiske feil var rettet og testet. Vi stolte på den informasjonen vi fikk, og Helseplattformen ble innført på St. Olav 12. nov­ember 2022, sier hun og legger til:

– I dag er det neppe noen uenighet om at den nye journal-løsningen ikke skulle vært innført på St. Olavs hospital på det tidspunktet. Etter innføringen ble det avdekket en rekke ukjente og alvorlige feil som ga økt risiko for ­pasientsikkerheten, og manglende brukervennlighet medførte betydelige ekstra belastninger for ansatte.

Hun peker også på flere utfordringer knyttet til beslutningsstrukturen:

– St. Olav hadde dessverre svært begrensede muligheter for å teste løsningen før innføring, og i ettertid har vi gjennom Riksrevisjonens rapport fått kunnskap om at noen visste at det likevel var problemer med blant annet e-meldinger, men dette ble ikke kommunisert videre. Dette er et konkret eksempel på svakheten i beslutningsstrukturen; avstand mellom der ­beslutninger tas og der ansvaret for pasientsikkerheten ligger.

Styrke og motivasjon får jeg fra menneskene jeg jobber sammen med; ledere, tillitsvalgte og øvrige ansatte

Hvordan påvirket de ulike virkelighetsoppfatningene kommunikasjonen og tiltakene i prosjektet?

– Hele prosjektet har en svært komplisert beslutningsstruktur med mange aktører som til dels hadde svært forskjellig virkelighetsoppfatning. Dette vanskeliggjorde kommunikasjon og felles syn på tiltak. Et eksempel på hvordan forskjellig virkelighetsopp­fatning ga seg utslag var da feilene i løsningen ble kalt «brukerfeil». Vår opplevelse var at vi stod temmelig alene i bekymringen over pasient­sikkerheten, til tross for omfattende rapportering om dette, – noe også ­Riksrevisjonen har påpekt i sin ­rapport, sier Aasved.

Hvordan håndterte dere de ekstra ­belastningene for ansatte og pasient­sikkerheten?

– Vi satte inn store ressurser både for å sikre pasientene og for å kompensere for manglende brukervennlighet for ansatte. Det er takket være ansattes kompetanse, årvåkenhet og betydelige ekstrainnsats at pasientskader i stor grad har vært unngått. Men situasjonen var ikke bærekraftig, hverken for ­ansattes arbeidsforhold eller for ­økonomien, understreker hun.

Hva var din motivasjon for å ta jobben som sykehusdirektør?

– Paradoksalt nok var Helseplatt­formen en av årsakene til at jeg takket ja til jobben som direktør på St. Olavs hospital i 2018. Jeg var opptatt av ­visjonen om at pasientene skal møte ÉN helsetjeneste, og at ÉN felles ­journal for hele helsetjenesten kunne være et viktig bidrag til dette, sier ­Aasved.

Hun visste lite om anskaffelses­prosessen i forkant, men la til grunn at den var profesjonell og fulgte kravene til en så stor anskaffelse.

– Jeg hørte om problemene i Danmark først etter at jeg hadde startet på St. Olav og ble selvsagt bekymret. Dette var derfor et viktig tema i møter mellom de administrerende direktørene i ­henholdsvis helseforetakene, Helse Midt-Norge og Helseplattformen AS. I disse dialogene ble vi forsikret om at man hadde identifisert hva den danske organisasjonen hadde feilet på, og at det var satt inn tiltak for å unngå disse hos oss, forklarer Aasved.

Hvordan håndterte du presset i denne perioden?

– Det sies at det er «ensomt på toppene». Men det er ikke bærekraftig – i hvert fall ikke over tid. Og når du står i en så presset situasjon, er det umulig å stå alene. Styrke og motivasjon får jeg fra menneskene jeg jobber sammen med; ledere, tillitsvalgte og øvrige ansatte, sier hun og utdyper:

– Det sentrale virkemiddelet er åpenhet og tillit med bred involvering. Når samfunnsoppdragene ikke lar seg forene, må man ha en klar prioritering av hensynet til pasientene og pasientsikkerheten. Som ledere må vi aldri tape av syne at dette samfunnsopp­draget utføres av de ansatte. Pasientene kommer til sykehuset for å møte våre ansatte, og det er disse daglige møtene som er helsetjenesten.

Grethe Aasved forteller at hennes måte å håndtere situasjonen på, både overfor ansatte, befolkningen og ­pasienter, var å være ærlig og åpen og støtte de ansatte i det som var en svært krevende arbeidshverdag.

– Åpenhet medførte at organisasjonen hadde felles virkelighetsoppfatning og at ansatte kontinuerlig ble oppdatert om feil og hva som ble gjort for å rette dem opp. Dette var helt nødvendig for å skape trygghet og for at ansatte kunne sette inn avbøtende tiltak. Åpenheten utad var dessuten et viktig tiltak for å holde befolkningen informert slik at de kunne ta ansvar for egen situasjon og for eksempel etterlyse prøvesvar, innkallinger og så videre. Her fikk vi bred støtte fra pasient- og brukerorganisasjonene, sier Aasved og legger til:

– Men åpenhet ble ikke verdsatt av alle og jeg ble i perioder utsatt for både press og trusler. Å stå i dette over tid var svært krevende, og jeg ville aldri klart det uten det nære samarbeidet med de tillitsvalgte, ansatte og ledere, samt støtten fra styret.

Pasientene kommer til sykehuset for å møte våre ansatte, og det er disse daglige møtene som er helsetjenesten.

Var det noen gang aktuelt for deg å trekke deg underveis?

– Det var aldri aktuelt å gå av etter innføringen av Helseplattformen. Tvert imot var det viktig for meg å stå sammen med de ansatte i de utfordring­- ene vi stod i, og gjøre hva jeg kunne for at feilene raskest mulig ble oppdaget og rettet, sier Aasved og utdyper:

– Men det koster å stå i en slik ­situasjon over tid. Da jeg gikk av våren 2024, var de fleste pasientsikkerhetskritiske feilene rettet, men det gjenstod et stort og langvarig arbeid med å forbedre brukervennligheten.

Hun trekker frem at tilsynsrapportene fra Statens helsetilsyn, Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet, Datatilsynet, Arbeidstilsynet, samt rapporten fra BCG høsten 2023 var svært viktige for de ansatte på St. Olav.

– Disse rapportene medførte etter hvert at det ble en noe mer samstemt virkelighetsoppfatning mellom aktørene. Høsten 2024 kom Riksrevisjonens rapport som for mange ansatte på St. Olav ble opplevd som en oppreisning etter lang tid der man ikke følte seg trodd.

Hva tenker du om veien videre for Helseplattformen?

– Helse- og omsorgsminister Vestre sa i et intervju til Trønder-Avisa i november 2024 at han synes rapporten fra Riksrevisjonen er alvorlig lesning, og at han forventer at anbefalingene følges opp av Helse Midt-Norge. Særlig viktig er det å merke seg at han i intervjuet peker på de ansattes opplevelser som grunnlag for forbedringstiltak, og at ansatte må bli trodd. «Vi har ingen grunn til å ikke stole på det som leger, sykepleiere og helsearbeidere forteller oss», sier han. At han må understreke noe som burde være så opplagt, sier vel det meste om hva ansatte på St. Olav har stått i – og hva som nå må til for å sikre et brukervennlig journalverktøy, avslutter Grethe Aasved. •